Avis 20185804 Séance du 05/09/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 novembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Veckring à sa demande de communication des documents suivants : 1 ) la preuve des absences excusées avec leur motif, des personnes suivantes lors des conseils municipaux suivants : X : conseil municipal du 18 septembre 2018, 6 mars 2018, 25 mars 2015 ; X : conseil municipal du 29 avril 2014 ; X : conseil municipal du 18 septembre 2018, 12 juin 2018, 19 septembre 2017, 20 juin 2017 ; X : conseil municipal du 18 septembre 2018, 6 mars 2018, 13 novembre 2017, 20 juin 2017, 13 juin 2017, 27 janvier 2017, 22 novembre 2016, 31 mai 2016, 5 décembre 2014, 29 août 2014 ; X : conseil municipal du 21 mars 2017, 22 novembre 2016, 29 mars 2016, 3 février 2015, 6 janvier 2015, 13 juin 2014, 29 avril 2014 ; X : conseil municipal du 3 octobre 2017, 20 juin 2017, 13 juin 2017, 14 décembre 2016, 31 mai 2016, 15 décembre 2015, 28 octobre 2014, 29 août 2014 ; X : conseil municipal du 28 juillet 2015 ; X : conseil municipal du 14 décembre 2016, 31 mai 2016, 29 mars 2016, 15 décembre 2015, 19 mai 2015, 3 février 2015, 6 janvier 2015, 28 octobre 2014, 13 juin 2014, 5 avril 2014 ; X : conseil municipal du 12 juin 2018, 6 mars 2018, 13 novembre 2017 ; X : conseil municipal du 3 octobre 2017, 19 septembre 2017, 20 juin 2017, 13 juin 2017, 21 mars 2017, 14 décembre 2016, 22 novembre 2016, 7 septembre 2016, 31 mai 2016, 29 mars 2016, 26 janvier 2016, 15 décembre 2015, 28 juillet 2015, 5 décembre 2014 ; X : conseil municipal du 28 juillet 2015, 5 décembre 2014, 29 août 2014 ; X : conseil municipal du 29 mars 2016, 6 janvier 2015, 28 octobre 2014 ; 2 ) Les procurations des personnes suivantes lors des conseils municipaux suivants : X : conseil municipal du 13 juin 2017, 27 janvier 2017, 26 janvier 2016, 5 décembre 2014 ; X : conseil municipal du 13 novembre 2017, 28 juillet 2015 ; X : conseil municipal du 12 décembre 2017, 27 janvier 2017, 19 mai 2015, 28 octobre 2014 ; X : conseil municipal du 28 juillet 2015. La commission comprend que la demande de communication des documents visés au point 1), a pour objectif d'apprécier si sont justifiées les excuses apportées par les conseillers municipaux en raison de leurs absences lors de réunions du conseil municipal de la commune de Veckring, afin que leur soient appliquées, le cas échéant, les procédures inscrites aux articles L2541-9 et L2541-10 du code général des collectivités territoriales. La commission rappelle qu'aux termes de ces articles, applicables aux communes des départements de la Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin, d'une part, « Tout conseiller municipal qui, sans excuse suffisante, a manqué trois séances successives du conseil, ou qui a troublé l'ordre à plusieurs reprises sans tenir compte des avertissements du président, peut, par décision de l'assemblée, être exclu du conseil municipal pour un temps déterminé ou pour toute la durée de son mandat » et, d'autre part, « Tout membre du conseil municipal qui, sans excuse, a manqué cinq séances consécutives cesse d'être membre du conseil municipal. Le fait qu'un membre a manqué sans excuse cinq séances consécutives est constaté par une mention sur le registre destiné à recevoir les procès-verbaux du conseil municipal. » Elle souligne que la vie privée des élus doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. De même, en principe, les documents faisant apparaître le comportement d'une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, n'est communicable qu'à cette personne, conformément aux dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission considère toutefois que les fonctions et le statut des élus justifient que certaines informations les concernant puissent néanmoins être communiquées, eu égard à l’intérêt de l’information du public sur la gestion municipale. Elle a ainsi estimé, dans un avis n° 20190371 du 28 février 2019, que les bulletins des indemnités versées aux élus locaux sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, lorsqu’elles sont fixées de façon forfaitaire et objective mais également lorsqu’elles tiennent compte de l’activité réelle des élus, cette information présentant un intérêt pour l’information du public sur le degré d’implication de ces élus aux instances participatives de la collectivité à laquelle ils appartiennent. Après avoir pris connaissance des observations du maire de Veckring et pris note de ce que les absences des conseillers municipaux aux séances du conseil étaient fréquemment formulées oralement, la commission estime que la connaissance des motifs invoqués par les élus des communes des départements de la Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin pour justifier leurs absences aux séances du conseil municipal ne présente pas un intérêt qui justifierait une atteinte à la vie privée des intéressés. En effet, il appartient aux seuls conseillers municipaux et au maire de tirer les conséquences de cinq absences non excusées de leurs collègues, et dès lors que les procès-verbaux des réunions du conseil municipal, qui sont publics, font état des absences excusées ou non, il est loisible à un administré de saisir le maire d'une demande tendant à ce qu'il soit pris acte de la démission d'office d'un élu municipal et de saisir la juridiction administrative s'il se heurte à un refus afin de discuter, le cas échéant, de la validité des motifs d'absence invoqués. En conséquence, la commission émet un avis favorable s'agissant des documents visés au point 1), en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'ils existent, après occultation préalable, le cas échéant, en application des dispositions du 1° de l'article L311-6 et de l'article L311-7 du même code, des motifs relevant de la vie privée des élus concernés. Elle précise qu’une telle occultation n’a pas lieu d’être lorsque le motif invoqué est lié à l’exercice d’un mandat. S'agissant du point 2) de la demande qui porte sur la communication des pièces demandées et non sur leur seule consultation, la commission estime que les procurations que se donnent les conseillers municipaux en vue d'une séance du conseil municipal sont communicables en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et émet donc un avis favorable sur ce point. En ce qui concerne les modalités de communication, la commission rappelle que, dans les cas où le volume des documents demandés est important, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Enfin, La commission, qui prend note des nombreuses demandes que le demandeur a adressées à l’administration, invite celui-ci à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration, et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif.