Conseil 20183746 Séance du 24/01/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné, lors de sa séance du 24 janvier 2019, votre demande de conseil relative au caractère communicable à un conseiller municipal des documents suivants : 1) le rapport d'audit réalisé par un cabinet privé sur le fonctionnement et l’exploitation des ports de plaisance ; 2) le rapport relatif aux conclusions émises par les divers ateliers sur le projet de fusion de communes organisés par un cabinet d’études privé ; 3) les coûts de chacune de ses missions. La commission souligne, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers, tels que l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. D'une part, la commission vous rappelle que si le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, il ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Elle considère toutefois en l'espèce que la demande tend sur ce point à connaître le coût pour la collectivité de ces deux prestations. Elle rappelle qu'aux termes de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». La commission estime que ces dispositions ouvrent un droit de communication aux documents budgétaires en général et ainsi qu'à l'ensemble des écritures et documents comptables, au fur et à mesure de leur élaboration, y compris les pièces justificatives. Elle émet par suite un avis favorable à ce point de la demande. D'autre part, vous indiquez à la commission que le document mentionné au point 2) n’existe pas dès lors que le projet de fusion a été abandonné et qu'aucune réunion de restitution n'a été organisée. La demande de communication ne peut donc pas être satisfaite. Elle est, dans cette mesure, dépourvue d'objet et il vous appartient seulement d'en aviser le demandeur. Enfin, vous informez la commission que le document mentionné au point 1) revêt un caractère préparatoire au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration dans la mesure où il est destiné à vous éclairer en vue de prendre une décision administrative déterminée, qui n’est pas encore intervenue. La commission considère, dans ces conditions, que ce document constitue un document préparatoire, exclu du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'a pas été prise ou que vous n'y avez pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. Il vous appartient d'en aviser le demandeur.