Avis 20181616 Séance du 12/07/2018

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 mars 2018, à la suite du refus opposé par la rectrice de l'académie de Clermont-Ferrand à sa demande de copie des documents suivants : 1) son dossier personnel ; 2) le compte rendu de la réunion des groupes de travail examen des dossiers médicaux, les vœux et les barèmes du 19 mai 2017 ; 3) le procès-verbal des formations paritaires mixtes académiques des disciplines avec agrégation du 15 juin 2017 ; 4) le document administratif prévu par l’article L211-5 du code des relations entre le public et l'administration. S’agissant du document sollicité au point 1), la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires auxquelles la compétence de la commission n'a pas été étendue. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du code des relations entre le public et l'administration. Les documents mentionnés au point 1) sont donc en l'état des informations dont dispose la commission communicables à Madame X. La commission observe cependant que l’administration a proposé, par courrier du 27 juin 2018, à Madame X, qui a sollicité une copie de son dossier administratif, de consulter sur place les documents demandés ou le cas échéant de lui en délivrer une copie à ses frais. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l'envoi du document. La commission considère en conséquence que la demande de communication est devenue sans objet sur ce point. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la rectrice de l'académie de Clermont-Ferrand a informé la commission, d'une part, que le document sollicité au point 2) n'existait pas et, d'autre part, qu'elle avait, par courrier du 15 juin 2018, adressé à Madame X une copie du document mentionné au point 3). La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet la demande d'avis sur ces deux points. Enfin, s’agissant du document sollicité au point 4), la commission comprend de la réponse adressée au demandeur par la rectrice que le refus de mutation n'est pas au nombre des décisions administratives défavorables dont l’article L211-5 du code des relations entre le public et l’administration impose la motivation. La rectrice a en outre précisé, dans cette même réponse, que ses services n’ont pas rédigé et ne disposent de document comportant refus d’attribution de bonification au titre du handicap ou au titre du rapprochement de la résidence privée. Ces documents étant inexistant, la commission ne peut dès lors que déclarer également sans objet la demande d'avis sur ce point.