Avis 20176142 Séance du 05/04/2018

Madame X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 décembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Tarnos à sa demande de communication, sur support numérique type clé USB fournie, des documents suivants concernant des personnes bénéficiaires de subventions versées par la commune : 1) concernant le foyer des jeunes travailleurs (FJT) , le pôle de formation et « ITEMS » dont le gérant est le directeur du FJT : a) les statuts sur le mandat 2008-2014 ; b) les statuts modifiés depuis 2014 ; c) les comptes rendus des assemblées générales depuis 2014 ; d) les bilans depuis 2014 ; e) tous documents signés avec la commune marchés et conventions ; 2) concernant le comité de bassin d'emploi (CBE), la société coopérative d’intérêt collectif (SCIC) Interstices et toute autre association sur le pôle Bertin : a) les statuts sur le mandat 2008-2014 ; b) les statuts modifiés depuis 2014 ; c) les comptes rendus des assemblées générales depuis 2014 ; d) les bilans depuis 2014 ; e) tous documents signés avec la commune marchés et conventions. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En l'absence, à la date de sa séance, de réponse du maire de Tarnos, la commission relève que la demande porte tant sur des associations régies par la loi du 1er juillet 1901 que sur des sociétés commerciales. S'agissant des statuts : La commission rappelle que les statuts des sociétés commerciales sont déposés au greffe du tribunal de commerce et accessibles sur le site internet « infogreffe », moyennant le paiement d'une somme modeste. Elle considère, dès lors, qu'ils font l'objet d'une diffusion publique telle que prévue à l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration et que le droit d'accès à ces documents ne trouve plus, dès lors, à s'exercer. La commission déclare donc irrecevable la demande d'avis sur ce point. La commission rappelle qu'aux termes de l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association : « Toute association qui voudra obtenir la capacité juridique prévue par l'article 6 devra être rendue publique par les soins de ses fondateurs. La déclaration préalable en sera faite à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association aura son siège social. Elle fera connaître le titre et l'objet de l'association, le siège de ses établissements et les noms, professions et domiciles et nationalités de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés de son administration (...) ». L'article 2 du décret du 16 août 1901, pris pour l'application de la loi du 1er juillet 1901, prévoit que : « toute personne a droit de prendre communication sans déplacement, au secrétariat de la préfecture ou de la sous-préfecture, des statuts et déclarations ainsi que des pièces faisant connaître les modifications de statuts et les changements survenus dans l'administration ou la direction. Elle peut même s'en faire délivrer à ses frais expédition ou extrait ». La commission estime qu'il résulte de la combinaison de ces dispositions que le droit d'accès prévu par l'article 2 du décret du 16 août 1901 ne peut s'exercer qu'à l'égard des seules informations des statuts qui sont énumérées à l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et qui doivent ainsi obligatoirement y figurer. Le caractère communicable des autres informations que contiendraient les statuts doit s'apprécier sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration, notamment son article L311-6, qui proscrit la communication aux tiers des informations intéressant la vie privée de personnes physiques identifiables, et, le cas échéant, celui d'autres textes garantissant un droit d'accès particulier, sans que les dispositions particulières du décret du 16 août 1901 y fassent obstacle. La commission considère, par suite, qu'il appartient à l'autorité administrative, saisie par des tiers d'une demande de communication portant sur les statuts d'associations déclarées, de procéder à la communication de ces statuts après occultation des mentions mettant en cause la vie privée au sens de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, telles que la date et le lieu de naissance des personnes nominativement désignées ou aisément identifiables. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la communication des statuts des associations visées par la demande. S'agissant des procès-verbaux d'assemblée générale : La commission considère que ces procès-verbaux, bien que produits par une personne n’exerçant pas de mission de service public, doivent être regardés comme ayant été reçus par l'administration dans le cadre de sa mission de service public. Ils revêtent par suite un caractère administratif et sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l’occultation préalable des mentions protégées par les articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet donc un avis favorable à leur communication. S'agissant des comptes : La commission rappelle que l’article 10 de la loi du 12 avril 2000 prévoit que le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention qu’il doit conclure avec l’autorité administrative qui attribue la subvention dépassant un certain seuil, et le compte rendu financier de la subvention, doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet, par conséquent, un avis favorable à la communication des comptes mentionnés dans la demande. S'agissant des marchés et conventions La commission estime que les marchés et conventions sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable des mentions relevant du secret en matière commerciale et industrielle (notamment les coordonnées bancaires et l'annexe financière). Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point.