Avis 20175933 Séance du 08/03/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 décembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Willems à sa demande de communication, au format numérique, des documents suivants : 1) les procès-verbaux des conseils municipaux établis de 2013 à 2017 ; 2) les comptes administratifs et les annexes produits de 2007 à 2016 ; 3) l'ensemble des marchés publics passés entre le 1er janvier 2014 et le 31 octobre 2017. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Willems a informé la commission que les comptes rendus des conseils municipaux sont disponibles sur le site internet de la commune. La commission constate toutefois que n'y figurent que les comptes rendus des conseils municipaux qui se sont tenus depuis janvier 2014. Elle déclare donc irrecevable le point 1) de la demande en tant qu'il porte sur des documents qui ont fait l'objet d'une diffusion publique au sens de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration et émet un avis favorable pour le surplus ainsi que pour les documents visés au point 2). S'agissant des documents visés au point 3), la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Il résulte de la décision du Conseil d’État du 30 mars 2016, Centre hospitalier de Perpignan (n°375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret en matière commerciale et industrielle et faire ainsi obstacle à cette communication. Le Conseil d’État a en outre précisé qu’au regard des règles de la commande publique, doivent être regardées comme communicables, sous réserve des secrets protégés par la loi, l’ensemble des pièces d’un marché public et que, dans cette mesure, l’acte d’engagement, le prix global de l’offre et les prestations proposées par l’entreprise attributaire, notamment, sont en principe communicables. En revanche, les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret commercial ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi du bordereau des prix unitaires. Elle émet donc également un avis favorable au point 3) de la demande, sous cette réserve. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Willems a indiqué à la commission que la demande de Monsieur X nuit au bon fonctionnement de ses services, qui n'ont que peu de moyens pour y répondre. La commission en prend note mais ne peut que rappeler que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, ce qui ne paraît pas être le cas en l'espèce, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Le maire de Willems ne peut donc se borner à renvoyer le demandeur aux services de la préfecture, dès lors que la commune a produit et détient les documents sollicités. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission rappelle enfin, s'agissant des modalités de communication, que l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.