Avis 20175497 Séance du 22/02/2018

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 novembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de L'Haÿ-les-Roses à sa demande de communication, par courrier électronique ou par téléchargement sur le site de la commune, des documents suivants concernant le projet d’aménagement du centre-ville et du marché Locarno : 1) s'agissant des documents d’urbanisme : a) le contenu des études, y compris les diagnostics environnementaux ; b) le dossier mis à disposition du public pour la concertation de ces projets ; c) les réponses du public déjà intervenues, que ce soit sur le registre mis à leur disposition ou par lettre ou par courriel, y compris celles intervenues début juillet 2017 ; 2) s'agissant des marchés publics de services relatifs à ces études : a) tous les marchés passés avec les aménageurs et les mandataires à partir de 2014 pour le cœur de ville et Locarno, y compris la X et le cabinet X X, à l’exception des deux marchés d’études de 2015 déjà communiqués (procédures n° 2015-06-LO et n° 2015-07-LO) ; b) les appels d’offres, les cahiers des charges, les grilles de pondération des notations, et les délibérations relatives à l'attribution de ces marchés. La commission constate qu'elle s'est déjà prononcée, par des avis n°20174282 et n°20174295, sur les documents sollicités par Madame X. La commission a ainsi relevé que le maire de L'Haÿ-les-Roses a indiqué à Madame X que, compte tenu de leur volume, les documents mentionnés au point 1), qui ne sont pas numérisés, ne pouvaient pas lui être communiqués par courrier ou sous forme électronique et l'a invitée à consulter ces documents en mairie. La commission a émis un avis favorable à la communication de ces documents. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. S'agissant du point 2), la commission a déjà indiqué que le maire de l'Haÿ-les-Roses l'a informée, d'une part, que la commune n'a conclu aucun marché avec le cabinet d'architectes X X et que, par courriels des 9 et 10 novembre 2017, il a transmis à Madame X les appels d'offre, les cahiers des charges et le règlement de la consultation, au sein duquel figure les grilles de pondération, ainsi que l'acte d'engagement du marché signé avec la X. La commission en déduit qu'il n'existe pas d'autres marchés d'études et ne peut donc que déclarer sans objet le point 2) de la demande. L'intéressée n'apportant aucun élément nouveau qui conduirait la commission à modifier le sens de l'un ou l'autre de ces deux avis, elle ne peut que se référer aux positions qu'elle a précédemment adoptées.