Avis 20174735 Séance du 31/12/2017

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 septembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Tillières-sur-Avre à sa demande de communication d'une copie, par envoi postal, de son dossier administratif. La commission rappelle que, hormis le cas où une procédure disciplinaire est en cours, les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs communicables à l’intéressé sur le fondement des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En l'espèce, la commission ne dispose d'aucun élément tendant à indiquer qu'une procédure disciplinaire est en cours. Elle émet donc un avis favorable. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Tillières-sur-Avre a informé la commission qu'il avait invité Madame X à venir consulter le dossier sollicité dans ses locaux et qu'il lui avait proposé par la suite de lui envoyer certaines pièces composant son dossier par voie postale. La commission en prend note mais relève, en premier lieu, que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par le demandeur et, en second lieu, qu'il appartient à ce titre au maire de Tillières-sur-Avre de procéder à cet envoi pour l'intégralité des pièces du dossier administratif demandé, et non seulement certaines pièces choisies, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur. La commission précise à cet égard qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. Elle émet donc un avis favorable. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.