Avis 20172836 Séance du 21/07/2017

Monsieur X, pour l'Observatoire de dirigeants de l'industrie et des services (ODIS), a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 juin 2017, à la suite du refus opposé par le président de la communauté d'agglomération Baie de Somme à sa demande de communication, sous forme dématérialisée, du compte administratif de la communauté de communes de l'Abbevillois pour l'année 2016, cet établissement public de coopération intercommunale (EPCI) ayant été fusionné avec la communauté de communes Baie de Somme Sud et la la communauté de communes de la région d'Hallencourt le 1er janvier 2017, afin de créer la communauté d'agglomération Baie de Somme. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la communauté d'agglomération Baie de Somme a indiqué à la commission que le document sollicité a été communiqué au demandeur par courrier électronique du 7 juillet 2017, postérieurement au vote du conseil communautaire. Monsieur X a cependant informé la commission de ce que l'envoi des pièces était incomplet, car les « fiches 1386-RC et DGF individuelle » n'étaient pas jointes au compte administratif. La commission rappelle tout d'abord qu'en vertu des dispositions combinées des articles L1612-12, L1612-20 et du chapitre V du titre premier du livre II de la cinquième partie du code général des collectivités territoriales, l'arrêté des comptes d'une communauté de communes est constitué par le vote du conseil communautaire sur le compte administratif présenté par le président de la communauté de communes après transmission, au plus tard le 1er juin de l'année suivant l'exercice, du compte de gestion établi par le comptable de la communauté de communes. Le vote du conseil communautaire arrêtant les comptes doit intervenir au plus tard le 30 juin de l'année suivant l'exercice. Le compte administratif est arrêté si une majorité des voix ne s'est pas dégagée contre son adoption. Lorsque le compte administratif fait l'objet d'un rejet par l'assemblée délibérante, le projet de compte administratif joint à la délibération de rejet tel que présenté par le président de la communauté de communes, s’il est conforme au compte de gestion établi par le comptable, après avis rendu sous un mois par la chambre régionale des comptes, saisie sans délai par le représentant de l’État, est substitué au compte administratif pour la mise en œuvre des dispositions prévues aux articles L1424-35, L2531-13 et L4434-9 et pour la liquidation des attributions au titre du Fonds de compensation pour la taxe sur la valeur ajoutée prévue à l'article L1615-6. La commission rappelle ensuite qu'aux termes des premier et deuxième alinéas de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue ainsi deux types de documents : - les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant ; - les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent. La commission considère que le compte administratif, dès lors qu’il se borne à retracer des opérations ayant eu lieu, constitue à ce titre un document achevé et non préparatoire à une décision (v. notamment conseil n° 20021266 et avis n° 20170999) et qu'il est ainsi un document communicable à toute personne qui le demande dès qu’il a été établi par le président de la communauté de communes, lequel en est l'ordonnateur en application du cinquième alinéa de l'article L5215-18 du code général des collectivités territoriales, dans les formes qui permettront de le soumettre au vote de l’organe délibérant. Seul l'arrêté des comptes doit faire l'objet, aux termes de l'article L1612-12 du code général des collectivités territoriales, d'une approbation par le conseil communautaire. La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet la demande d'avis à l'égard des pièces déjà communiquées et émettre un avis favorable à la communication des pièces manquantes.