Avis 20170627 Séance du 27/04/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 janvier 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Veckring à sa demande de copie des documents suivants : 1) la totalité du registre des délibérations du conseil municipal ; 2) les ordres du jour des conseils municipaux de 2015 et 2016 ; 3) les pièces jointes permettant le vote de la délibération 2016/44 - n°4 - « Demandes de subventions », notamment les demandes et les comptes financiers ; 4) les pièces jointes permettant le vote de la délibération 2016/036 - n°1 - « Attribution des subventions », notamment les demandes et les comptes financiers ; 5) les pièces jointes permettant le vote de la délibération 2016/034 - n°14 - « Demande de subvention Hacken'Move », notamment la demande et les comptes financiers ; 6) les pièces jointes permettant le vote de la délibération 2016/033 - n°13 - « Attribution des subventions aux associations » ; 7) les pièces jointes permettant le vote de la délibération 2016/004 - n° 8 - « Elaboration du projet éducatif de territoire (PEDT), ainsi que ce projet signé. La commission estime que les documents sollicités sont communicables au demandeur en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales ainsi que de l'article 10 de la loi du 12 avril 2000 qui prévoit que le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention qu’il doit conclure avec l’autorité administrative qui attribue la subvention dépassant un certain seuil, et le compte rendu financier de la subvention, doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Veckring a indiqué à la commission que la commune ne dispose pas des moyens matériels et humains lui permettant de communiquer à Monsieur X les copies des documents qu'il demande. La commission relève par ailleurs que, si Monsieur X a pu consulter les documents demandés en mairie, sa demande porte sur l'envoi d'une copie de ces derniers. La commission rappelle à cet égard que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission, qui invite le demandeur à convenir de modalités de communication adaptées avec la mairie, émet donc un avis favorable sur cette demande.