Avis 20165705 Séance du 09/02/2017

Communication de l'enregistrement audio de la séance du conseil communautaire qui s'est tenue le 14 novembre 2016.
Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 décembre 2016, à la suite du refus opposé par le président de la communauté d'agglomération Nîmes Métropole à sa demande de communication de l'enregistrement sonore de la séance du conseil communautaire qui s'est tenue le 14 novembre 2016. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers communautaires tirent, en cette qualité, de textes particuliers et en particulier des dispositions combinées des articles L2121-13 et L5211-1 du code général des collectivités territoriales. Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission indique ensuite que les enregistrements sonores des conseils communautaires sont, tant qu'ils sont conservés, des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des articles L311-1 et L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'ils ont perdu tout caractère préparatoire, c'est à dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès verbal du conseil communautaire réalisé à partir de ces enregistrements. Dans le cas où l'enregistrement est destiné à préparer la rédaction du procès-verbal ou du compte rendu de la séance, rien n'interdit au président du conseil communautaire de communiquer cet enregistrement sollicité avant même l'adoption du procès-verbal, mais il n'est pas tenu de le faire. Par ailleurs, le demandeur peut, en application de l'article L311-9 de ce code, soit écouter gratuitement sur place ces enregistrements, soit, si toutefois cela n'excède pas les possibilités techniques de l'administration, en obtenir une copie sur le même support que celui qu'utilise l'administration. En l'absence de réponse de la part du président de la communauté d'agglomération Nîmes Métropole à la date de sa séance, la commission émet donc un avis favorable, sous les réserves qui viennent d'être rappelées, à la communication de l'enregistrement demandé s'il existe et n'a pas été détruit.