Avis 20155725 Séance du 07/01/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courriers enregistrés à son secrétariat le 8 décembre 2015, à la suite des refus opposés par le président du conseil départemental de l'Isère à ses demandes de communication, en sa qualité de conseillère départementale, de préférence au format numérique ou à défaut par photocopie, des documents suivants : 1) les notes, courriers, comptes rendus de réunions et tout autre type d’échanges relatifs au recensement et à l'évaluation du bien‐fondé de la continuité du versement de subventions départementales aux associations ; 2) la liste des subventions accordées et refusées par le département pour l’année 2015, de janvier à octobre inclus ; 3) les documents suivants, relatifs à la prestation de la société « ln men we trust » portant sur la conception et l'animation d'un séminaire stratégique destiné aux élus de la majorité départementale : a) les devis et les factures ; b) tout document associé à la procédure utilisée pour effectuer la commande et le choix du prestataire. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers départementaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tels que l'article L3121-18 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil départemental a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires du département qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En ce qui concerne les documents visés au point 3), le président du conseil départemental de l'Isère a indiqué à la commission, en réponse à la demande qui lui a été adressée, que venaient d'être transmis à Madame X les devis de trois prestataires et le rapport d'analyse de leurs offres, la notification du marché conclu avec la société « In men we trust » ainsi que la facture acquittée pour la prestation de service de cette dernière. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d’avis sur ce point. En ce qui concerne les documents visés au point 1), le président du conseil départemental de l'Isère a indiqué ne pas être en mesure d'identifier les documents sollicités au regard du caractère insuffisamment précis de la demande, soulignant par ailleurs que la réflexion, annoncée aux élus départementaux, quant aux subventions versées aux associations n'en était qu'à un stade préparatoire. La commission ne peut donc que déclarer la demande irrecevable sur ce point et inviter Madame X, si elle le souhaite, à préciser la nature et l'objet des documents demandés. En ce qui concerne enfin les documents visés au point 2), le président du conseil départemental de l'Isère a informé la commission que les décisions relatives à l'octroi et au refus de subventions aux associations, qui figurent dans les délibérations du conseil départemental, ainsi que la liste des subventions versées, établie à la clôture de chaque exercice, sont disponibles sur le site internet de la collectivité et font donc l'objet d'une diffusion publique, au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration. La commission note cependant que la demande porte non pas sur les décisions d'attribution de ces subventions mais sur la liste des subventions accordées et refusées au cours des mois de janvier à octobre 2015 inclus, document qui ne figure pas en tant que tel sur le site internet du conseil départemental. Elle estime que ce document, s'il existe ou peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et précise, à toutes fins utiles, que la circonstance qu'un document existant puisse faire l'objet de compléments ou de modifications ultérieures pour tenir compte de la modification de l'état de fait ou de droit qu'il a pour vocation de refléter ne suffit pas à lui ôter le caractère d'un document achevé, au sens des dispositions de l'article L311-2 de ce code. Elle émet donc, sous la réserve précédemment mentionnée, un avis favorable sur ce point de la demande.