Avis 20153954 Séance du 08/10/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 août 2015, à la suite du refus opposé par le maire d'Aigues-Vives à sa demande d'avis sur la conformité de la décision du maire subordonnant la copie de documents concernant le contrat passé avec le cabinet d'urbanisme ADELE SFI, à l'acquittement d'une somme de 100 puis de 4,85 euros, sachant que le demandeur lui en réclame la communication par courrier électronique. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Aigues-Vives a informé la commission, d'une part, que les documents sollicités n'existant pas sous format numérique, il ne pouvait satisfaire sur ce point la demande de l'intéressé, d'autre part, que la tarification appliquée résultait d'un arrêté d'avril 2015 pris en application des textes applicables en vertu d'une délégation accordée au maire par délibération du 28 avril 2015. La commission rappelle tout d'abord qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle estime en l'espèce que le maire d'Aigues-Vives était fondé à refuser la communication des documents sous forme électronique dès lors qu'il n'en disposait pas sous cette forme. La commission rappelle ensuite qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission, bien que n'étant pas en mesure d'apprécier par elle-même si le tarif appliqué est conforme aux dispositions en vigueur, relève que les documents sollicités ont été transmis moyennant le paiement d'une somme de 4,85 euros, qui ne paraît pas excéder, au vu du volume des pièces transmises, le coût de 0,18 euro par page que la commune était en droit d'exiger. Elle ne peut donc que déclarer sans objet la demande d'avis.