Avis 20143090 Séance du 02/10/2014

Monsieur XXX XXXa saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 août 2014, à la suite du refus opposé par le président de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne à sa demande de communication par courrier électronique de ses copies d'épreuves d'examens des droits des sûretés et pénal des affaires pour la session de juin 2014, sachant que l'administration indique ne pas disposer des documents sous la forme sollicitée. La commission estime que les documents sollicités sont des documents administratifs communicables à l'intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Par ailleurs, la commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission estime donc que le président de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne pouvait refuser de communiquer sous forme numérique des documents en cause, qui n’existent qu’en version papier, et qu'il est fondé à demander à l'intéressé, dans l'hypothèse d'une communication par voie postale, l'acquittement préalable des frais de reproduction, déterminés conformément aux dispositions rappelées ci-dessus, et des frais d'envoi. La commission émet donc un avis défavorable à la demande en ce qu’elle porte sur une transmission par voie électronique des documents sollicités.