Avis 20142310 Séance du 24/07/2014

Monsieur XXX XXX et Madame XXX XXX ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 juin 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Coudekerque-Branche à leur demande de copie des documents suivants : 1) les décisions du maire prises dans le cadre de l'article L2122-22 du code général des collectivités territoriales pour la période allant de 2012 jusqu'au dernier conseil municipal du 27 avril 2014 ; 2) les détails pour la période allant de début septembre 2013 jusqu'au 27 avril 2014 ; 3) le détail des subventions primitives évoquées lors du dernier conseil pour les années 2013 et 2014 ; 4) les règlements de consultations d'appels d'offres et des bureaux d'adjudication. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. S'agissant du point 1), la commission rappelle que l'article L2122-22 du code général des collectivités territoriales énumère les attributions dont le maire peut être chargé par délégation du conseil municipal. Elle estime que les décisions sollicitées sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Coudekerque-Branche a informé la commission de ce que, eu égard à la quantité des documents concernés, il avait invité les demandeurs, par courrier en date du 7 mai 2014, à se rapprocher de ses services pour prendre connaissance du registre des délibérations et des décisions du conseil municipal, invitation à laquelle les demandeurs n’ont pas donné suite. La commission rappelle que si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Elle rappelle toutefois qu'en cas de désaccord du demandeur, le droit d'accès s'exerce en définitive selon les modalités retenues par celui-ci, soit par consultation gratuite sur place, sauf si les impératifs de conservation s'y opposent, soit par délivrance d'une copie sur papier ou sur un support informatique identique à celui utilisé par l'administration. Dans ce cas et conformément au décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, il appartient au demandeur d'indiquer sous quelle forme il souhaite obtenir le document sollicité. Des frais de reproduction pourront lui être facturés, sans que ceux-ci puissent excéder les montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission émet donc un avis favorable, selon les modalités précitées, à la communication des documents visés au point 1). La commission estime que le point 2) de la demande est trop imprécis pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer cette demande irrecevable et inviter les demandeurs, s’ils le souhaitent, à préciser la nature et l’objet de ces documents. Le maire de Coudekerque-Branche a fait savoir à la commission que le point 3) de la demande ne concernait que la subvention au centre communale d'action sociale. Elle estime que les documents relatifs à cette subvention sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi de 1978 et de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. S'agissant du point 4) de la demande, le maire a indiqué à la commission qu'il n'existait aucun règlement de ce type mais qu'en revanche, la ville s'était dotée en 2011 d'un guide de la commande publique. La commission estime que ce dernier document, communicable à toute personne en faisant la demande en application de l'article 2 de la loi, correspond à l'objet de la demande. Elle émet donc un avis favorable à sa communication aux demandeurs.