Avis 20141978 Séance du 19/06/2014

Maître XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 mai 2014, à la suite du refus opposé par le maire du Plessis-Pâté à sa demande de copie de documents relatifs à la première révision simplifiée du plan local d'urbanisme (PLU) de la commune, alors que le maire propose la consultation et la copie des pages sélectionnées : 1) l'ensemble des convocations adressées aux élus en vue de la séance du conseil municipal du 17 décembre 2012, au cours de laquelle a été prescrite la révision simplifiée n° 1 du PLU, accompagnés des justificatifs de la date à laquelle elles ont été envoyées et reçues par les élus, ainsi que l'ordre du jour et la note explicative de synthèse ; 2) la délibération du 17 décembre 2012 ; 3) les justificatifs de publicité et d'affichage de cette délibération ; 4) les correspondances adressées à l'ensemble des personnes publiques associées ainsi que leur convocation à un examen conjoint du projet de révision du PLU ; 5) le compte rendu détaillé de la réunion d'examen conjoint de ces personnes publiques associées et consultées du 18 avril 2013 ; 6) le rapport environnemental transmis le 28 avril 2013 à l'autorité administrative de l'Etat compétente en matière d'environnement concernant l'étude au cas par cas des documents d'urbanisme soumis à l'évaluation environnementale, ainsi que les autres informations qui lui ont été adressées conformément aux prescriptions de l'article R 124-14-1du code de l'urbanisme ; 7) l'avis émis par cette autorité environnementale ; 8) l'accusé réception de l'envoi de ces informations adressées à l'autorité administrative de l'Etat compétente en matière d'environnement ; 9) le courrier de cette autorité accusant réception de ces éléments et précisant la date à laquelle une décision implicite serait susceptible de naître ; 10) le bilan de la concertation préalable ; 11) l'ordonnance du Tribunal administratif désignant le commissaire enquêteur chargé de l'enquête publique ; 12) l'arrêté d'enquête publique du 11 juillet 2013, ainsi que les justificatifs de la publicité avant l'ouverture de l'enquête et après l'ouverture de cette enquête publique ; 13) le dossier mis à la disposition du public lors de l'enquête publique ; 14) le rapport du commissaire enquêteur ; 15) l'avis de la commission d'urbanisme ; 16) toutes les convocations adressées aux élus en vue de la séance du conseil municipal du 18 novembre 2013, au cours de laquelle a été approuvée la révision simplifiée n° 1 du PLU, accompagnés des justificatifs de la date à laquelle ces correspondances ont été envoyées et reçues par les élus, ainsi que l'ordre du jour et la note explicative de synthèse ; 17) la délibération du 18 novembre 2013, approuvant la procédure de révision simplifiée du PLU ; 18) les justificatifs de publicité et d'affichage de cette délibération, en mairie, dans le recueil des actes administratifs et dans un journal diffusé dans le département ; 19) la preuve de la transmission de cette délibération en préfecture, 20) l'avis émis par le préfet de l'Essonne ; 21) la preuve de l'affichage et de la publicité de cette délibération dans le recueil des actes administratifs ; 22) l'intégralité du dossier de PLU approuvé à l'issue de la procédure de révision simplifiée n° 1. En l'absence de réponse du maire du Plessis-Pâté, la commission rappelle qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d’urbanisme, soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens de la loi du 17 juillet 1978. Si leur caractère communicable ou non dépend de l'état d'avancement de la procédure d'élaboration à la date de la demande, en revanche, à compter de l'approbation du plan local d'urbanisme par délibération du conseil municipal, l'ensemble des pièces se rapportant à ce document deviennent communicables à toute personne qui en fait la demande. En l’espèce, la commission constate que la révision du plan local d’urbanisme a été approuvée par délibération du conseil municipal en date du 18 novembre 2013. Elle émet donc un avis favorable. Elle constate qu'il ressort des pièces du dossier que le maire du Plessis-Pâté n'est pas opposé à cette communication mais propose une consultation préalable au demandeur, ce que ce dernier refuse. La commission rappelle, à cet égard, qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l'administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n'excède pas les possibilités techniques et les moyens de l'administration, celle-ci est fondée à en échelonner l'envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l'intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d'un échéancier de communication. A cet égard, l'administration, qui doit statuer sur la demande de communication dans le délai d'un mois après sa saisine, au-delà duquel son silence vaut décision de refus en application de l'article 17 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, doit aussi, lorsque le document est communicable, s'efforcer de procéder à sa communication dans ce même délai, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle. La commission considère, en l'espèce, que si la demande porte sur un nombre et un volume importants de documents, leur reproduction ne paraît pas excéder les moyens dont dispose le maire du Plessis-Pâté, qui est seulement fondé à en échelonner l'envoi dans le temps, dans une mesure compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission émet donc un avis favorable à l'envoi à Maître XXX des copies sollicitées, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur.