Avis 20140833 Séance du 27/03/2014

Maître X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 février 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Villardonnel à sa demande de copie, de préférence sur support papier ou sur cédérom, et non par délivrance sur place, des documents suivants relatifs au contrat d'assurance passé en juillet 2008 avec la société Groupama, caisse locale de la Montagne Noire : 1) l'intégralité des pièces de l'appel d'offres, comprenant notamment les avis de publicité, les pièces de consultation, dont son règlement ; 2) les délibérations sur la base desquelles le maire à décidé de lancer cette consultation et a été autorisé à signer ce contrat ; 3) l'ensemble des convocations adressées aux différents conseils municipaux à la suite de ces délibérations ; 4) le rapport de la commission d'appel d'offres énonçant les motifs de rejet des offres concurrentes ainsi que sa notification aux candidats non retenus ; 5) la décision d'attribution du contrat, la notification à son titulaire et le justificatif de sa transmission au contrôle de légalité avant la signature du contrat ; 6) l'acte d'engagement ; 7) le contrat signé avec l'intégralité de ses stipulations et de ses pièces annexes. En réponse à la demande d'observations qui lui a été adressée, le maire de Villardonnel a communiqué à la commission une copie de la réponse qu'il avait adressée au demandeur en indiquant qu'elle lui paraissait suffisamment explicite sur l'absence d'appel d'offres ayant trait au contrat d'assurances passé par la commune. Le marché n'ayant pas été passé au terme d'une procédure formalisée, la commission en déduit que les documents visés aux points 1) à 4) n'existent pas et déclare la demande d'avis sans objet sur ces points. La commission estime ensuite que la décision visée au point 5) de la demande est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable à la communication de ce document, ainsi qu'à celle des notification et justificatif visés au même point, qui sont communicables en vertu de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. S'agissant des autres documents sollicités, la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché, l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents visés aux points 6) et 7) sous réserve de l'occultation préalable des mentions couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale. Enfin, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci, et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales, qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission précise que l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 ne fait pas obligation à l’administration de copier un document sur un support fourni par le demandeur (CD-Rom, clé USB…). Il lui est toutefois loisible d’y procéder, si elle le souhaite. Dans ce cas, les frais de reproduction ne sauraient inclure le coût du support prévu à l’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005.