Avis 20140587 Séance du 13/03/2014

Maître X., conseil de Mesdames X. et Claudine X., a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 07 février 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Biarritz à sa demande de copie des documents suivants relatifs au contrat de délégation de service public ayant pour objet la conception, la construction, le financement et l'exploitation pendant une durée de trente ans, de deux parcs de stationnement payant avenue Beaurivage et dans le secteur des halles centrales : 1) la délibération du 30 septembre 2013 par laquelle le conseil municipal de la commune a approuvé ce contrat avec la société Vinci Park Biarritz et a autorisé le maire à le signer, ainsi que toutes pièces et actes y afférents, sous la condition suspensive de la conclusion de la promesse de vente du terrain d'assiette du parc des Halles avec l'association Central Biarritz, son propriétaire ; 2) l'entier contrat de délégation de service public approuvé, avec l'ensemble de ses annexes et notamment ses annexes financières. La commission rappelle que la délibération mentionnée au point 1) est communicable à toute personne qui le demande, avec les documents qui ont pu lui être annexés, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Les documents mentionnés au point 2) qui n'auraient pas été annexés à la délibération sont eux-mêmes communicables à toute personne qui le demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, après occultation ou disjonction des mentions ou des pièces dont la communication porterait atteinte au secret en matière commerciale et industrielle, conformément au II de l'article 6 de la la même loi. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Biarritz a informé la commission que la délibération et le contrat sollicités ont été transmis au demandeur par courrier du 20 février 2014 et que les annexes au contrat, compte tenu de leur volume, étaient consultables sur place à la mairie. La commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. Sous ces réserves, la commission constate que la demande d'avis est devenue sans objet.