Avis 20124238 Séance du 06/12/2012

Monsieur EXXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 novembre 2012, à la suite du refus opposé par le maire de Bezolles à sa demande de communication d'une copie des procès-verbaux manuscrits des séances du conseil municipal des 17 février 2011, 21 avril 2011, 16 septembre 2011, 18 novembre 2011, 26 janvier 2012, 8 mars 2012, 5 avril 2012 et 7 juin 2012. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de la commune a indiqué que le cahier contenant les notes prises par le secrétaire de séance lors des réunions du conseil municipal constitue à ses yeux un document de travail dont il ne paraît pas souhaitable de délivrer des copies. Cependant, la commission rappelle qu'en application des dispositions des articles 1er et 2 de la loi du 17 juillet 1978, tout document élaboré par une administration dans le cadre de sa mission de service public, y compris les notes internes ou les documents de travail, quels que soient leur forme et leur support, constituent des documents administratifs soumis au droit d'accès instauré par cette loi. Le droit à communication ne s’applique toutefois qu’à des documents achevés, et ne concerne pas les documents préparatoires à un acte administratif tant que ce dernier est en cours d’élaboration. A cet égard, s’agissant des notes prises par le secrétaire de séance ou par ses auxiliaires au cours d’une réunion du conseil municipal, la commission estime qu’il y a lieu de distinguer selon la teneur de ces notes, eu égard en particulier à leur cohérence et à leur intelligibilité, et selon leur finalité. S’il ne s’agit que d’annotations informelles, éparses, et parfois lacunaires, prises par le secrétaire de séance ou ses auxiliaires à titre d’aide-mémoire et à seule fin de la mise au net, par leurs soins, du procès-verbal de la séance, la commission estime que ces notes ne présentent pas le caractère d’un document achevé au sens de l’article 2 de la loi, et ne sont par suites pas communicables. Lorsque, au contraire, ces notes ont vocation à résumer fidèlement, même de manière particulièrement succincte, le déroulement de la séance, elles présentent le caractère d’un document achevé, en particulier quand elles sont prises, comme il n’est pas rare, sur un registre réservé à cet usage et signées de leur auteur. Dans ce cas, si elles tiennent lieu de procès-verbal de la séance, elles sont communicables dès leur signature, en application, d'ailleurs, tant de la loi du 17 juillet 1978 que de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Si, en revanche, elles préparent l’élaboration d’un procès-verbal ou d’un compte rendu établi ou adopté selon d’autres formes, elles sont communicables à compter de l’établissement ou de l’adoption de ce procès-verbal ou de ce compte rendu. La commission constate, en l’espèce, que les procès-verbaux manuscrits demandés correspondent aux notes prises par le secrétaire de séance sur un cahier affecté à cette pratique, signées de lui et retraçant de manière complète, bien que synthétique, le déroulement de la séance. La commission considère, dès lors, que ces notes ne présentent pas le caractère de documents inachevés, mais seulement celui de documents préparatoires aux comptes rendus des séances correspondantes du conseil municipal. Dans la mesure où il ne ressort pas des informations portées à sa connaissance que les comptes rendus des séances en cause, qui doivent être affichés dans les huit jours en application de l'article L. 2121-25 du code général des collectivités territoriales, n’auraient pas encore été établis, ni qu'ils contiendraient des informations dont l'article 6 de loi du 17 juillet 1978 exclurait la communication, la commission émet un avis favorable à leur communication. Elle invite toutefois le demandeur à faire preuve de modération dans l'usage qu’il fait du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978 et l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales.