Conseil 20190138 Séance du 24/01/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné lors de sa séance du 24 janvier 2019 votre demande de conseil relative au caractère communicable au maire de la commune de Kruth, de l'ensemble des documents adressés par Madame X, agent de la commune, à la commission de réforme, dans le cadre de sa demande de reconnaissance d'imputabilité au service de sa maladie, notamment la saisine de cette commission, les certificats médicaux ainsi que les témoignages. La commission relève que votre demande de conseil porte sur le caractère communicable du dossier établi dans le cadre de l’avis sur le caractère imputable au service de la maladie d’un agent rendu par la commission de réforme le 13 décembre 2018 dont vous assurez le secrétariat. La collectivité qui emploie cet agent souhaite obtenir communication de ce dossier. La commission vous rappelle qu’aux termes de l’article 1er de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique : « Sous réserve des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration (…) les administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L300-2 dudit code sont tenues de communiquer, (…) les documents administratifs qu'elles détiennent aux autres administrations mentionnées au même premier alinéa de l'article L300-2 qui en font la demande pour l'accomplissement de leurs missions de service public ». En l’espèce, la commission estime que les documents sollicités, une fois l’avis de la commission de réforme rendu, c'est-à-dire après que les dispositions spéciales organisant la procédure devant cette instance, et sur lesquelles la commission n'a pas été rendu compétente, ont cessé de produire leurs effets, sont des documents administratifs et relève que la commune, à qui le pouvoir de décision appartient, entend obtenir communication de ces documents afin de se prononcer suite à cet avis. La demande est donc bien motivée par l'accomplissement des missions de service public confiées à la commune. Par conséquent, il convient d’examiner leur caractère communicable au regard des dispositions combinées de l’article 1er de la loi pour une République numérique, du livre III du code des relations entre le public et l’administration et du code de la santé. A cet égard, la commission vous rappelle que les dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration prévoient que : « Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs : 1° Dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical (…) ; 2° Portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ; 3° Faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.». La commission estime que ces dispositions sont de nature à faire obstacle à la communication à des tiers, et donc à la collectivité concernée, des documents médicaux, à l’instar des certificats médicaux, du volet 1 d’avis d’arrêt de travail, de la fiche de présaisie de la commission établie par le médecin ou encore des attestations de présence au centre psychothérapeute et des documents qui recèlent des informations couvertes par l'un des secrets précités comme par exemple les témoignages. La commission précise toutefois que les documents de nature administrative qui comporteraient des mentions couvertes par le secret de la vie privée de l’agent concerné mais dont la collectivité qui l'emploie dispose déjà nécessairement, peuvent être communiqués à la commune sans que leur occultation ne soit nécessaire, comme par exemple le volet 3 des avis d’arrêt de travail. S’agissant en particulier de votre note de présentation du 27 novembre 2018, seules les informations figurant en première partie du document, soit jusqu’à la fin du paragraphe « Toujours en arrêt de travail à ce jour » de la partie « Situation de l’agent » et le dernier paragraphe de la page 2 commençant par «La commune de Kruth » pourront être communiquées, les autres informations, soit à compter de l’avis du docteur X devront être occultées.