Avis 20185589 Séance du 21/03/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 novembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Tourcoing à sa demande de consultation des tables décennales d’état civil de moins de soixante-quinze ans de la commune. La commission rappelle qu’elle s’est prononcée, dans sa séance du 31 mai 2018 sur le caractère administratif des tables décennales et sur la communicabilité des tables de naissance (avis n° 20180695). Il ressort de cet examen que si, avant l'intervention du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017, les tables ne devaient mentionner que la date de l’acte de naissance, et le nom de la personne, la pratique montre que la tenue de ces documents n'était pas homogène et que les services ne se limitaient pas nécessairement aux informations prévues par la réglementation. Il n'est ainsi pas rare que les services de l'état civil apposent sur les tables de naissance des mentions relatives à la filiation par une abréviation ou, comme en l'espèce, les noms et prénoms des parents, mentions qui relèvent de la vie privée. La commission a dès lors estimé qu'il ne pouvait être déduit des dispositions de la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 que le législateur a entendu que des informations autres que celles qu'il a expressément mentionnées, à savoir le nom et la date de l'acte, soient communicables sans délai aux tiers. La commission précise en conséquence que les tables annuelles et décennales sont, dès leur élaboration, librement communicables à toute personne qui les demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, à condition qu'elles ne comprennent pas d'autres informations personnelles que le nom des personnes concernées et la date ou le numéro de l'acte. Les autres mentions, s'il en existe, qui relèvent de la vie privée des personnes intéressées, ne sont communicables qu'à ces dernières chacune en ce qui la concerne en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et ne deviendront librement communicables, en application du 3° de l'article L213-2 du code du patrimoine, qu'à l'issue d'un délai de cinquante ans à compter du dernier acte qui y est transcrit. Il appartient, dès lors, en application de l'article L311-7 du même code, à l'administration d'occulter ces mentions avant de communiquer les tables aux tiers. À défaut, il convient de procéder à une demande d’accès anticipé par dérogation au délai de communicabilité de cinquante ans, selon les conditions prévues au I de l’article L213-3 du code du patrimoine. Ainsi, si les tables de décès sont librement communicables dès leur établissement, les tables de naissance et de mariage ne le sont que dans la seule mesure où elles ne font apparaître que le nom, le prénom, la date de l'évènement et le numéro de l'acte d'état civil, à l'exclusion par exemple des mentions relatives à la filiation ou à un changement de situation matrimoniale, qui sont couvertes par le secret de la vie privée. La commission émet, dans ces conditions, un avis favorable à la demande de Monsieur X en ce qui concerne les tables clôturées avant l’année 1969, pour lesquelles le délai de cinquante ans couvrant le secret de la vie privée est échu ainsi que pour les tables des décès qui sont librement communicables dès leur établissement. Pour les tables postérieures à cette date autres que celles relatives aux décès, elle émet également un avis favorable à leur communication après, le cas échéant, que l’administration a procédé à l'occultation des éventuelles mentions couvertes par le secret de la vie privée.