Avis 20184322 Séance du 28/02/2019

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 septembre 2018, à la suite du refus opposé par la présidente du conseil régional d'Ile-de-France à sa demande de communication, de préférence par voie électronique, ou par papier, soit sur place, soit par voie postale, des documents suivants : A) les documents relatifs à Monsieur X agent contractuel, après occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de l'intéressé ou qui comporteraient une appréciation ou un jugement sur sa manière de servir : 1) son ou ses contrat(s) de travail depuis son recrutement à la Région Ile‐de‐France en 2016, ainsi que les annexes et avenants à ces contrats ; 2) les certificats de fin de contrat le concernant ; 3) les notifications au contrôle de légalité de ses actes d’engagement ; 4) les décisions d’affectation le concernant depuis son recrutement à la Région Ile‐de‐France ; 5) ses fiches de paye de l’année 2016, 2017 et 2018 (jusqu’au mois d’août 2018) ; 6) ses différentes fiches de postes ; 7) les convocations à ses entretiens professionnels et les fiches de poste jointes à ces convocations qui lui ont été adressées ; 8) ses lettres de mission ; 9) les décisions et/ou arrêtés individuels le concernant et relatifs à d’éventuels versements de primes et/ou indemnités, frais de déplacement, avantages en nature, autorisation de cumul d’activité ; B) les documents relatifs à la procédure de recrutement sur le poste de directeur de la transformation du pôle RH : 1) les documents ayant servi au rejet de sa candidature au poste de directeur de la transformation au pôle RH, et notamment l’avis formulé sur sa candidature par le comité d’affectation statuant sur les recrutements sous l’égide du DGS ; 2) les dates de publication de l’offre d’emploi et l’identité précise du support de publication (site internet, journal, magazine, etc) , et la copie des annonces parues pour recruter sur ce poste ; 3) les informations non nominatives sur les candidats ayant postulé sur ce poste : a) le nombre d’agents internes titulaires ou sur liste d’aptitude ayant postulé sur ce poste, leur cadre d’emploi et leur grade ; b) le nombre d’agents externes titulaires ou sur liste d’aptitude ayant postulé sur ce poste, leur cadre d’emploi et leur grade ; c) le nombre d’agents contractuels ayant postulé sur ce poste ; d) et parmi le nombre d’agents contractuels candidats : i) le nombre d’agents contractuels ayant une expérience professionnelle totale de plus de 6 ans ; ii) le nombre d’agents contractuels ayant une expérience professionnelle de plus de 4 ans d’encadrement d’un service ; iii) le nombre d’agents contractuels ayant une expérience professionnelle experte de plus de 4 ans dans le domaine des ressources humaines ; iv) le nombre d’agents contractuels ayant une expérience professionnelle de plus de 2 ans dans une entité spécialisée dans le domaine de la transformation des organisations ; e) le nombre de candidats reçus en entretien, et pour chaque candidat son statut (titulaire, liste aptitude, contractuel) et leur « provenance » (interne ou externe) ; f) la date des entretiens de recrutement réalisés et l’identité de la ou des personnes ayant reçus les candidats (pour chaque entretien) ; C) les documents relatifs aux postes de directeur/directrice au sein de la Région Ile‐de‐France : 1) le nombre de postes de directeur/directrice (fonction) de la Région Ile‐de‐France occupés par un agent contractuel à la date du 1er juin 2018 ; 2) pour chaque agent contractuel occupant un poste de directeur/directrice (sans noms d’agent) : la durée totale de son expérience professionnelle associée à son indice majoré de rémunération à la date du 1er juin 2018 ; D) les arrêtés de délégation de signature du pôle RH depuis janvier 2016 jusqu’au dernier en cours de validité. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle, s'agissant des documents sollicités au point A), que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. Ainsi, s'agissant des éléments de rémunération, la commission est défavorable à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. La commission souligne également que le Conseil d’État (CE 24 avril 2013 n° 343024 et CE 26 mai 2014 n° 342339) a précisé en outre que lorsque la rémunération qui figure dans le contrat de travail ou le bulletin de salaire d'un agent public résulte de l'application des règles régissant l'emploi concerné, sa communication à un tiers n'est pas susceptible de révéler sur la personne recrutée une appréciation ou un jugement de valeur, au sens des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et les administrations, mais qu'en revanche, lorsqu'elle est arrêtée d'un commun accord entre les parties sans référence à des règles la déterminant, la rémunération révèle nécessairement une telle appréciation ou un tel jugement de valeur. Dans ce cas, le contrat de travail peut être communiqué après occultation des éléments relatifs à la rémunération, tandis que la communication du bulletin de salaire, qui serait privée de toute portée sans la rémunération, ne peut être opérée. Enfin, s'agissant des éventuelles autorisations de cumul, ces documents sont communicables à toute personne, sous réserve là encore de l’occultation, sur le fondement de l’article L311-6 du même code, des éventuelles mentions de ces documents relatives à la vie privée de l'agent concerné (telles que ses coordonnées personnelles, son numéro de sécurité sociale ou, dans le cas d’une entreprise privée, la rémunération perçue au titre de l’activité pour laquelle une autorisation de cumul est demandée ou, le cas échéant, du secret en matière industrielle et commerciale dont pourrait se prévaloir l’entreprise concernée). La commission émet donc, sous toutes ces réserves, un avis favorable à la communication des seuls documents sollicités au point A) qui ne révèlent pas une appréciation ou un jugement de valeur. S'agissant des documents sollicités au point B 1), la commission considère qu'ils sont communicables à l'intéressée, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. S'agissant des informations sollicitées aux points B 2) à 3) et C), la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle émet un avis favorable sous réserve que ces documents, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, existent déjà, où qu'ils puissent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant. Enfin s'agissant des documents sollicités au point D), la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point.