Avis 20183459 Séance du 20/12/2018

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par un courrier enregistré à son secrétariat le 10 juillet 2018, du refus opposé par le Conseil régional des Hauts-de-France à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller régional, des compte rendus des réunions de comités techniques, de suivi et de pilotage entre la SNCF et le conseil régional selon les conventions TER Nord Pas Calais et TER Picardie. A titre liminaire, la commission rappelle qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur le droit à l'information que tirent, en cette qualité, les membres de l'assemblée délibérante du Conseil régional, de textes particuliers, tels que l'article L4132-17 du code général des collectivités territoriales qui dispose que: "Tout membre du conseil régional a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la région qui font l'objet d'une délibération". Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le conseil départemental a indiqué que les documents demandés revêtaient un caractère préparatoire dans la mesure où ils sont destinés à éclairer l’administration en vue de prendre des décisions. Il précise qu'ils concernent des réunions techniques entre agents de la Région et agents de la SNCF, préparatoires à des décisions avenants ou conventions, ensuite soumis à un processus de validation interne au Conseil régional, avant leur présentation à l'assemblée délibérante de la région, ainsi qu'à la validation de l'autorité compétence de la SNCF. La commission estime que les compte rendus des réunions de comités techniques, de suivi et de pilotage entre la SNCF et le conseil régional sont en principe communicables, en vertu de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, à toute personne qui les demande, sous réserve que les procès-verbaux aient un caractère achevé, c'est-à-dire aient été signés par les deux parties, ainsi que des occultations éventuelles au titre des intérêts protégées par les articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Il y a lieu, toutefois, de distinguer les mentions de ces procès-verbaux selon qu'elles ont ou non un caractère préparatoire. Lorsqu'y sont annexés des projets de décision, de convention ou d'avenants à une convention destinés à être soumis à l'assemblée délibérante, ces projets revêtent un caractère préparatoire et ne sont pas communicables. En revanche, une fois ces procès-verbaux signés, leurs mentions relatives à l'exécution des conventions TER Nord Pas Calais et TER Picardie existantes ne revêtent pas, en elles-mêmes, de caractère préparatoire à une décision future, même si elles contribuent à l'éclairer. Elles sont, par suite, communicables, sous les mêmes réserves que celles précédemment indiquées. Dès lors, la commission émet un avis favorable à la demande, sous les conditions et réserves précitées.