Avis 20183167 Séance du 31/12/2018

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 juin 2018, à la suite du refus opposé par la présidente de la communauté d'agglomération du Beauvaisis à sa demande de communication par voie électronique du compte administratif 2017. à défaut, la communication des documents suivants : 1) le compte de gestion 2017 ; 2) l'état de la dette au 31 décembre 2017 ; 3) l'état du personnel (effectifs - ETP) au 31 décembre 2017 ; 4) la fiche 1386-RC de la DGF ; 5) la fiche individuelle de la DGF. La commission rappelle tout d'abord qu'en vertu des dispositions combinées des articles L1612-12, L1612-20 et du chapitre V du titre premier du livre II de la cinquième partie du code général des collectivités territoriales, l'arrêté des comptes d'une communauté d'agglomération est constitué par le vote du conseil communautaire sur le compte administratif présenté par le président de la communauté d'agglomération après transmission, au plus tard le 1er juin de l'année suivant l'exercice, du compte de gestion établi par le comptable de la communauté d'agglomération. Le vote du conseil communautaire arrêtant les comptes doit intervenir au plus tard le 30 juin de l'année suivant l'exercice. Le compte administratif est arrêté si une majorité des voix ne s'est pas dégagée contre son adoption. Lorsque le compte administratif fait l'objet d'un rejet par l'assemblée délibérante, le projet de compte administratif joint à la délibération de rejet tel que présenté par le président de la communauté d'agglomération, s’il est conforme au compte de gestion établi par le comptable, après avis rendu sous un mois par la chambre régionale des comptes, saisie sans délai par le représentant de l’État, est substitué au compte administratif pour la mise en œuvre des dispositions prévues aux articles L1424-35, L2531-13 et L4434-9 et pour la liquidation des attributions au titre du Fonds de compensation pour la taxe sur la valeur ajoutée prévue à l'article L1615-6. La commission rappelle ensuite qu'aux termes des premier et deuxième alinéas de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue ainsi deux types de documents : - les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant ; - les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent. La commission considère que le compte administratif, dès lors qu’il se borne à retracer des opérations ayant eu lieu, constitue à ce titre un document achevé et non préparatoire à une décision (v. notamment conseil n° 20021266 et avis n° 20170999) et qu'il est ainsi un document communicable à toute personne qui le demande dès qu’il a été établi par le président de la communauté d'agglomération, lequel en est l'ordonnateur en application du cinquième alinéa de l'article L5215-18 du code général des collectivités territoriales, dans les formes qui permettront de le soumettre au vote de l’organe délibérant. Seul l'arrêté des comptes doit faire l'objet, aux termes de l'article L1612-12 du code général des collectivités territoriales, d'une approbation par le conseil communautaire. La commission rappelle également qu’il résulte de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication notamment des budgets et comptes des établissements publics de coopération intercommunale. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet dès lors un avis favorable à la demande. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la communauté de communes du Beauvaisis a transmis à la commission les documents sollicités par Monsieur X. Toutefois, la commission rappelle qu'aux termes du Livre III du code des relations entre le public et l'administration, il appartient à l'administration de procéder elle-même à la communication des documents sollicités au demandeur. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.