Avis 20183092 Séance du 06/12/2018

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 juin 2018, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental des Deux-Sèvres à sa demande de communication de copies des documents suivants : 1) le contrat passé avec le cabinet Orchestra Consultants de Tours dans le cadre de son intervention au service des archives départementales, ainsi que les pièces comptables afférentes à cette prestation ; 2) les documents suivants concernant Monsieur X : a) son contrat de recrutement, les actes de prolongation, de modification dudit contrat, ainsi que les actes d'affectations successives ; b) les fiches de paie délivrées depuis sa prise de fonction initiale ; c) tous documents relatifs à l'utilisation par l'intéressé d'un véhicule de service lui ayant permis depuis son recrutement d'effectuer régulièrement des trajets aller-retour entre Niort et Bergerac, domicile de sa compagne ; d) tous documents relatifs à l'utilisation par l'intéressé d'un véhicule de location dont le contrat a été souscrit par le département, depuis le début de l'année 2018 ; e) tous documents lui ayant permis à l'occasion des ponts des 8 et 10 mai 2018 de se rendre à Mamoudzou sur l'Île de Mayotte, officiellement à des fins d'accompagnement de mineurs relevant du service de l'aide sociale à l'enfance notamment l'ordre de mission, l'achat de billets d'avion, les frais d'hébergement ; 3) tous les documents ayant justifié que le chauffeur employé par le département puisse venir chercher en voiture le président du conseil départemental ainsi que son épouse le jeudi 8 février 2018 à l'aéroport parisien de Roissy - Charles de Gaulle : a) la décision de l'assemblée délibérante autorisant l’utilisation du chauffeur départemental et le véhicule mis à sa disposition pour l'exercice de ses fonctions aux fins sus-dites ; b) l'ordre de mission ; c) les factures des frais de carburant et de péage autoroutier. En l'absence, à la date de sa séance, de réponse du président du conseil départemental des Deux-Sèvres à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En premier lieu, la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Ce droit de communication, dont bénéficie toute personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. Sous cette réserve, la commission émet, dès lors, s'agissant du contrat mentionné au point 1), un avis favorable à la demande. En deuxième lieu, la commission considère que les pièces comptables mentionnées au point 1) et au e) du point 2), ainsi que les documents mentionnés aux a) et c) du point 3), sont communicables, s'ils existent, à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et de l'article L3121-17 du code général des collectivités territoriales. Elle émet, dès lors, dans cette mesure également, un avis favorable à la demande. En troisième lieu, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. En application de ces principes, la commission estime que le contrat de travail d'un agent public et ses bulletins de salaire sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve toutefois que soient occultées les mentions intéressant la vie privée ou susceptibles de révéler l'appréciation portée sur l'agent, conformément à l’article L311-6 du même code, à savoir les éléments relatifs à sa situation familiale et personnelle (date de naissance, adresse privée, situation de famille, horaires de travail) ainsi que les éléments individualisés de la rémunération liés soit à la situation familiale et personnelle de l’agent en cause (supplément familial), soit à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l’appréciation ou du jugement de valeur porté sur l’agent. Sous ces réserves, la commission émet dès lors, s'agissant des documents mentionnés aux a) et b) du point 2), un avis favorable à la demande. En dernier lieu, la commission considère que les autres documents mentionnés aux c) à e) du point 2) et au b) du point 3) constituent, s'ils existent, des documents administratifs, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des mentions éventuellement couvertes par les secrets protégés par l'article L311-6 du même code, et en particulier le secret de la vie privée. Sous cette réserve, et dans cette mesure également, la commission émet un avis favorable à la demande.