Avis 20182595 Séance du 11/10/2018

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 mai 2018, à la suite du refus opposé par le directeur général des finances publiques à sa demande de communication, par courrier électronique, de copies des bordereaux comptables (recettes et dépenses) établis par le maire de Saint-Alban-en-Montagne pour les années 2015 à 2017. La commission considère que les documents demandés sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des articles L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet, dès lors, un avis favorable à la demande, et elle prend note de l'intention du directeur général des finances publiques de procéder prochainement à la communication de ces documents à Madame X. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante.