Avis 20182472 Séance du 11/10/2018

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 mai 2018, à la suite du refus opposé par le maire d'Ennery à sa demande de copie des documents suivants : 1) le compte rendu de la séance de la commission des finances réunie en 2017 ayant statué sur la demande de subvention de l'association « Le Sporting Club d'Ennery » ; 2) la délibération n° 2017-36 en date du 6 avril 2017 portant attribution d'une subvention de fonctionnement à cette association ; 3) l'annexe du compte administratif 2017 relative à la liste des concours attribués à des tiers, en nature ou en subvention, conformément à l'article L2311-1 du code général des collectivités territoriales ; 4) le règlement municipal d'attribution des subventions ; 5) l'ensemble des dossiers de demande de subventions des associations sportives, culturelles et autres, reçus par la commune ; 6) le compte rendu de la réunion de la commission des finances réunie en 2018 ayant statué sur les demandes de subvention des associations ; 7) la délibération du conseil municipal du 10 avril 2018 attribuant les subventions aux associations municipales ; 8) la convocation adressée à chaque membre du conseil municipal, accompagnée de l'ordre du jour, avec les mentions certaines des dates d'envoi et de réception. Après avoir pris connaissance de la réponse du maire d'Ennery, la commission indique en premier lieu, que les documents mentionnés aux points 1), 4), 6) et 8), s'ils existent, constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable sur ces points. Elle rappelle, en deuxième lieu, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Par conséquent, la commission estime que les documents demandés aux points 2), 3) et 7) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, et émet un avis favorable. En dernier lieu, s'agissant des dossiers de demande de subventions des associations sportives, culturelles et autres, reçus par la commune, la commission indique qu'en application de l'article 10 de la loi du 12 avril 2000, le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, et, le cas échéant, la convention et le compte rendu financier de la subvention, attestant la conformité des dépenses effectuées à l'objet de la subvention lorsque celle-ci est affectée à une dépense déterminée, doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande par l'autorité administrative ayant attribué la subvention ou par les autorités administratives qui détiennent ces documents, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. La commission estime qu'il résulte de ces dispositions que l’ensemble des pièces justificatives annexées au budget et aux comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention sont également communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les mêmes modalités. La commission estime ainsi que les documents visés au point 5) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l'occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers, sur le fondement des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis également favorable sur ce point de la demande. Concernant ce dernier point, la commission rappelle que l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.