Avis 20180153 Séance du 19/04/2018

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 janvier 2018, à la suite du refus opposé par le préfet des Hauts-de-Seine à sa demande de copie, sur le cédérom fourni, de l'ensemble du dossier administratif de son client. En l'absence de réponse du préfet à la date de sa séance, la commission considère que le dossier sollicité constitue un document administratif communicable à l'intéressée, sur le fondement de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. La commission émet donc un avis favorable à la communication du document sollicité, selon les modalités ci-dessus rappelées.