Avis 20180085 Séance du 19/04/2018

Monsieur XX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 janvier 2018, à la suite du refus opposé par la ministre des armées à sa demande de copie de la liste des appelés pour le service militaire de 1962 s'appliquant aux régiments de Colmar, relative à son grand-père, X, et détenue par le centre des archives du personnel militaire (CAPM) de PAU. La commission constate, d'après les échanges ayant eu lieu entre l'administration et le demandeur, que ce dernier souhaite retrouver la trace de son aïeul dans les listes des conscrits des unités ayant séjourné au régiment de Colmar, mais sans pouvoir fournir à l'administration une date de naissance précise ni un nom de famille. La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration, note que selon cette dernière, l'absence de ces deux informations implique de devoir parcourir, s'agissant des tableaux de recensement des conscrits du département d'origine de l'aïeul du demandeur, environ 90 registres. La ministre des armées a également indiqué que si la recherche était effectuée à partir des archives collectives des unités stationnées à Colmar, et à supposer que ces unités soient clairement identifiées et aient effectivement versé leurs archives, le nombre de registres à consulter serait encore plus élevé. La commission, tout en rappelant que ces listes sont aujourd'hui communicables au titre du 3° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, estime que la demande est trop imprécise pour que l'administration puisse effectuer elle-même la recherche, et que compte tenu de la volumétrie de documents à examiner, leur reproduction n'est pas non plus envisageable. Elle souligne également que si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Notamment, si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Par conséquent, la commission déclare irrecevable la demande d'avis en raison de son imprécision.