Avis 20175942 Séance du 08/03/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 décembre 2017, à la suite du refus opposé par le président du conseil régional d'Auvergne Rhône-Alpes à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller régional, des éléments suivants : 1) la liste des agents recrutés au siège auprès du directeur général des services, depuis l'élection du président du conseil régional, leurs fiches de poste et mention de leurs dates de diffusion publique ; 2) la liste des agents recrutés au sein de la direction des assemblées et des relations aux élus, leurs fiches de poste et mention de leurs dates de diffusion publique ; 3) la liste des agents placés sous l'autorité du directeur de cabinet, en précisant pour les agents recrutés en tant que collaborateurs : a) le niveau de rémunération ; b) les ordres de mission, leurs frais de bouche et de téléphonie depuis le 1er mai 2016 ; 4) la liste des collaborateurs des membres de l'exécutif régional 5) les ordres de mission de ces collaborateurs, leurs frais de bouche et de téléphonie depuis le 1er mai 2016 ; 6) les ordres de mission du président, des vice‐présidents, conseillers délégués et spéciaux, ainsi que leurs frais de bouche et de téléphonie depuis le 1er mai 2016 ; 7) les ordres de mission des chauffeurs de la Région dans le cadre des déplacements à Paris et en dehors de la Région ; 8) le détail du budget communication de la Région, en indiquant à l'euro près à qui ont bénéficié les budgets publicitaires de la Région ou les contreparties d'image. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers régionaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L4132-17 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil régional a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la région qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil régional d'Auvergne Rhône-Alpes a indiqué à la commission que la demande n'a pas encore pu être satisfaite, dans la mesure où, en raison de la fusion des deux anciennes régions, elle implique la reconstitution de données à partir d'outils de gestion qui n'étaient pas encore mis en compatibilité à la date à laquelle elle a été formulée, ainsi que le traitement d'informations qui ne se limitent pas à la période demandée par Monsieur X. La commission rappelle que le droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). La commission estime donc que, sous réserve qu'ils existent ou puissent être obtenus par un traitement automatique d'usage courant, les documents administratifs sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle précise, s'agissant du a) du point 3, qu’en application de l’article L311-6 du même code, ne sont pas communicables, s'agissant des éléments de rémunération, les informations liées, soit à la situation familiale et personnelle, soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent. Elle émet donc un avis favorable sous ces réserves. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.