Avis 20175523 Séance du 31/12/2017

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 novembre 2017, à la suite du refus opposé par le président du Syndicat Mixte d’Étude d'Aménagement de Gestion de la Base de Loisirs de Jablines à sa demande de copie, et non uniquement consultation, de l'intégralité des pièces contenues dans son dossier administratif. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du Syndicat Mixte d’Étude d'Aménagement de Gestion de la Base de Loisirs de Jablines a informé la commission que, le 18 septembre 2017, Madame X a consulté son dossier et a souhaité réaliser des copies de certaines pièces, ce qui lui a été accordé sans aucune restriction. La commission en prend note mais relève que la demande à l'administration sur laquelle se fonde la saisine de la commission d'accès aux documents administratifs de Madame X date du 17 octobre 2017. Elle est donc postérieure à la date de sa consultation et copie du 18 septembre 2017. Le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne faisant pas obstacle à ce que le droit d'accès s'exerce plusieurs fois sur les mêmes documents, la commission déclare donc recevable la présente demande. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En application de ce principe, la commission, qui n'a pas connaissance d'une procédure disciplinaire en cours visant Madame X, émet donc un avis favorable à la communication de l'ensemble des documents sollicités. Par ailleurs, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.