Avis 20172253 Séance du 31/12/2017

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 mai 2017, à la suite du refus opposé par la directrice générale du centre d'action sociale de la Ville de Paris (CASVP) à sa demande de copie, par voie postale à son adresse personnelle, sachant que l'administration l'invite à une consultation sur place et à effectuer lui-même les photocopies, de l'intégralité des pièces de son dossier administratif relatives à sa carrière et intégrées depuis le 1er janvier 2016 comprenant : 1) les correspondances ; 2) les rapports ; 3) les fiches d'évaluation de son activité. Après avoir pris connaissance de la réponse de l'administration à la demande qui lui a été adressée, la commission, qui relève que le différend ne porte pas sur la communicabilité des documents sollicités mais sur les modalités de leur communication, rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission émet donc un avis favorable à la communication à l'intéressé des pièces de son dossier administratif sous forme d'un envoi à son domicile par voie postale de copies effectuées par l’administration, selon les modalités rappelées ci-dessus. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.