Avis 20171913 Séance du 06/07/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 avril 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Villiers-sur-Marne à sa demande de communication, par courriel ou sur CD-ROM, en sa qualité de conseiller municipal, des documents suivants relatif au cumul d’emplois d’agents municipaux : 1) la liste nominative des agents exerçant une activité en parallèle de leurs fonctions municipales, précisant les informations suivantes : a) leur service d’affectation, leur grade, leur échelon et leur situation administrative ; b) l'identité de l'employeur ou la nature de l'organisme dans laquelle leur activité en parallèle est exercée, sa nature et la durée consacrée à cette dernière pour chaque agent concerné ; 2) les autorisations préalables délivrées aux agents municipaux pour cumuler une activité accessoire avec leur activité principale ; 3) les avis de la commission de déontologie autorisant des agents municipaux à créer, reprendre une entreprise ou à poursuivre l'exercice d'une activité de dirigeant dans l'année suivant leur prise de fonction ; 4) la liste des contrats liant la société X à la commune. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Villiers-sur-Marne a informé la commission de ce que les documents mentionnés aux points 3) et 4) n'existaient pas dans la mesure où la commune n’a jamais saisi la commission de déontologie et où il n’existe aucun lien contractuel entre la commune et la société X. La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet la demande d'avis sur ces points. S'agissant des points 1) et 2), la commission relève qu'en vertu de l'article 25 septies de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, les fonctionnaires doivent consacrer l'intégralité de leur activité professionnelle aux tâches qui leur sont confiées et ne peuvent en principe exercer à titre professionnel une activité privée lucrative de quelque nature que ce soit. La même disposition prévoit toutefois certaines dérogations permettant à un fonctionnaire, sous réserve d’y être autorisé par l'autorité hiérarchique dont il relève, d'exercer à titre accessoire une activité, lucrative ou non. La commission déduit de ces dispositions que les documents relatifs à l’instruction d’une demande d’autorisation de cumul d’activités ainsi qu’à l’octroi ou au refus d’une telle demande constituent des documents administratifs. Elle estime en outre que les sujétions particulières ainsi instaurées pour encadrer la possibilité pour les agents publics d’exercer, à titre dérogatoire, d’autres activités que leur activité principale au service d’une personne publique justifient que les informations contenues dans ces documents soient communiquées à toute personne qui en fait la demande, sur le fondement de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l’occultation, sur le fondement de l’article L311-6 du même code, des éventuelles mentions de ces documents relatives à la vie privée des agents concernés (telles que leurs coordonnées personnelles, leur numéro de sécurité sociale ou, dans le cas d’une entreprise privée, la rémunération perçue au titre de l’activité pour laquelle une autorisation de cumul est demandée) ou, le cas échéant, du secret en matière industrielle et commerciale dont pourrait se prévaloir l’entreprise concernée. Par conséquent, la commission émet un avis favorable sur ces deux points, sous les réserves qui viennent d'être mentionnés et dans la mesure où ils existent en l'état ou peuvent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant.