Conseil 20171449 Séance du 27/04/2017

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 27 avril 2017 votre demande de conseil relative : 1) au caractère communicable des documents relatifs aux conseils communautaires (invitations, note de synthèse, compte rendu de séance, procès-verbal de séance, annexes, etc.) ; 2) aux modalités de communication de ces documents pour une administration de moins de 50 agents sur la base du décret n° 2016-1922 du 28 décembre 2016 relatif à la publication en ligne des documents administratifs. Concernant la question posée au point 1) : La commission relève d’abord que les comptes rendus de séance sont déjà disponibles sur Internet à l’adresse suivante : www.grandchambord.fr/le-grand-chambord/les-instances/comptes-rendus-des-conseils. Ces documents ayant ainsi fait l'objet d'une diffusion publique, au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, une demande de communication ou de publication en ligne est irrecevable. La commission vous rappelle ensuite qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. Elle estime en l’espèce que les documents que vous mentionnez sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu’ils aient perdu leur caractère préparatoire dans les conditions rappelées ci-dessus. La commission vous signale enfin qu’il résulte de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes dans les conditions fixées par le Conseil d'Etat dans l'arrêt Commune de Sète (10 mars 2010, n° 303814, Rec. p.70). L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande dans les conditions prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. Concernant la question posée au point 2) : La commission rappelle qu'aux termes de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : (...) 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 ». Elle relève également que la communauté de communes est dotée d’un site internet (www.grandchambord.fr). La commission considère que la publication en ligne des documents que produisent ou reçoivent les autorités administratives est aujourd’hui régie par les dispositions de l’article L312-1-2 du code des relations entre le public et l’administration. Aux termes de ce dernier article : « Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données (...) comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. / Sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, lorsque les documents et les données (...) comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes. (…) ». Ces dispositions ont vocation à s’appliquer à la mise en ligne des documents administratifs émanant des établissements publics de coopération intercommunale. La commission en déduit que seule l’existence de dispositions contraires pourrait permettre que les délibérations du conseil communautaire et des documents administratifs produits par la communauté de communes fassent l’objet d’une publication en ligne sans occultation des mentions entrant dans le champ d’application des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration et des autres données à caractère personnel, définies par l'article 2 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés comme toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres, ou sans mise en œuvre d’un traitement rendant impossible l’identification des personnes qui y sont nommées. La commission relève à cet égard que la publication des actes des établissements publics de coopération intercommunale est régie par les articles L2131-1 et suivants du code général des collectivités territoriales, relatifs à la publicité et l’entrée en vigueur des actes, rendus applicables par l’article L5211-3 de ce code. Depuis l’entrée en vigueur de la loi du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République, cette publication peut également être assurée sous forme électronique. Aux termes de l’article R2131-1-A du code général des collectivités territoriales, « Les actes mentionnés au premier alinéa de l'article L2131-1 que la commune choisit de publier sous forme électronique sont mis à la disposition du public sur son site internet dans leur intégralité, sous un format non modifiable et dans des conditions propres à en assurer la conservation, à en garantir l'intégrité et à en effectuer le téléchargement. / La version électronique de ces actes comporte la mention, en caractères lisibles, du prénom, du nom et de la qualité de leur auteur. » Ces dernières dispositions ne visent cependant que les actes réglementaires dont la publication est nécessaire pour les rendre exécutoires en application de l’article L2131-1. La commission en conclut qu’aucune des dispositions générales du code général des collectivités territoriales rappelées ci-dessus relatives à la publication des actes des établissements publics de coopération intercommunale n’édicte de règles contraires à celles énoncées à l’article L312-1-2 du code des relations entre le public et l’administration. La commission en déduit que, d’une manière générale, hors des cas d’application de dispositions législatives ou réglementaires contraires qui régiraient certaines délibérations en raison de leur objet, les dispositions précitées ne permettent pas de publier intégralement les documents administratifs produits par les établissements publics de coopération intercommunale, sans occultation préalable des mentions entrant dans le champ d’application des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration telles que, notamment, les adresses électroniques ou postales des élus dans les convocations, ou, s’agissant des données à caractère personnel, sans traitement permettant de rendre impossible l’identification des personnes. La commission estime cependant que l’obligation d’occultation préalable des mentions qui sont dans le champ d’application des articles L311-5 et L311-6 ou de traitement des données à caractère personnel ne s’étend pas aux données qui, par nature, n’ont pas à être occultées ou à faire l’objet d’un tel traitement comme c’est le cas des noms des élus ayant participé aux discussions de l’assemblée délibérante, des prénom, nom et qualité des auteurs des actes ou des bénéficiaires de délégations de signature ou des personnes désignées par un acte administratif lorsque leur publication est nécessaire pour faire courir le délai de recours contentieux ou rendre l’acte opposable aux tiers. La commission souligne cependant que l'article L312-1-2 du code des relations entre le public et l'administration prévoit en son deuxième alinéa qu'une liste des catégories de documents pouvant être rendus publics sans avoir fait l'objet du traitement permettant de rendre impossible l'identification des personnes est fixée par décret pris après avis motivé et publié de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Elle attire votre attention sur le fait que le décret prévu par ces dernières dispositions n'a pas encore été pris mais devrait prochainement intervenir. Ainsi, lorsqu'elle est saisie d'une demande spécifique en ce sens, la communauté de communes du Grand Chambord doit publier en ligne les documents évoqués après occultation des mentions couvertes par l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En outre, la publication en ligne sur le fondement du 4° de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration doit respecter les règles posées à l'article L312-1-2 du même code telles qu'elles ont été exposés ci-dessus. Pour autant, la communauté de communes du Grand Chambord comptant moins de 50 agents en équivalents temps plein, elle n'est pas soumise à l'obligation de publication en ligne posée à l'article L312-1-1 de ce code qui s'applique aux documents énumérés au sein de cet article. C'est seulement dans l'hypothèse où elle saisie d'une demande, présentée sur le fondement du 4° de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, tendant à obtenir la communication de documents administratifs par leur publication en ligne qu'elle doit procéder à une telle mise en ligne.