Avis 20170960 Séance du 11/05/2017

Maître X, conseil de conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 février 2017 à la suite du refus opposé par le maire de Bordeaux à sa demande de communication d'une copie de l'entier dossier personnel de son client adressé par envoi postal à son cabinet, pour le volet administratif, au domicile de son client, pour le volet médical. Après avoir pris connaissance des observations du président de Bordeaux Métropole auquel le maire de Bordeaux a transmis la demande, la commission rappelle que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé. En vertu du même article du code de la santé publique et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur ou à son représentant, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet. Elle rappelle également que les documents administratifs contenant des informations à caractère médical sont communicables à l’intéressé concerné, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle indique ensuite que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. La commission relève qu'aucune procédure disciplinaire n'est en cours. La commission relève l'invitation faite au demandeur de sélectionner dans les dossiers demandés, le documents utiles pour leur reproduction et notamment de venir consulter ces dossiers afin de sélectionner les documents à reproduire. Elle rappelle toutefois que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet donc un avis favorable et prend note de l’intention de Bordeaux Métropole de procéder prochainement à la communication de ces documents à Monsieur X ou à son conseil, maitre X.