Avis 20170271 Séance du 09/03/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 janvier 2017, à la suite du refus opposé par la ministre de la culture et de la communication à sa demande de communication des documents suivants : 1) relatifs à la Commission Administrative Paritaire (CAP) compétente à l'égard du corps des Ingénieurs des Services Culturels et du Patrimoine qui s'est tenue le 18 novembre 2016 : a) la liste des personnes présentes ; b) le tableau d'avancement examiné ; c) la liste des agents promouvables ; d) le procès verbal détaillé de la séance ; 2) la copie des documents contenus dans son dossier administratif. La commission rappelle qu'une liste d'agents publics remplissant les conditions pour être promus ou mutés, un tableau d'avancement, une liste d'agents effectivement promus ou mutés et tout acte décidant de promouvoir ou muter un agent public sont communicables à toute personne qui le demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve toutefois d'occulter préalablement, le cas échéant, conformément à l'article L311-6 du même code, les mentions relatives à la situation personnelle des intéressés, dont la communication porterait atteinte à la protection de leur vie privée, les mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur les agents, ou les mentions qui feraient apparaître de leur part un comportement dont la divulgation pourrait leur porter préjudice. Elle rappelle, à cet égard, que ne constitue pas, à lui seul, une appréciation ou un jugement de valeur sur les agents, au sens de l'article L311-6 du du code des relations entre le public et l'administration, l'ordre d'inscription des agents à un tableau d'avancement. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la ministre de la culture et de la communication a informé la commission que les documents visés au a), b) et c) du point 1) de la demande ont été transmis au demandeur par courrier du 28 janvier 2017 après occultation, s'agissant du document visé au point c) des mentions susceptibles de porter atteinte à la vie privée des agents concernés. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d’avis sur ces points. La commission rappelle, ensuite, s'agissant du document visé au d) du point 1), que les comptes rendus des commissions administratives paritaires comportent des jugements de valeur sur la façon de servir des agents et qu'elle estime par conséquent que seuls les intéressés peuvent avoir accès à ces documents, uniquement pour les extraits les concernant. En l'espèce, la ministre de la culture et de la communication lui ayant indiqué que la situation de Monsieur X n'avait pas fait l'objet d'un examen particulier, la commission émet donc un avis défavorable à la communication de ce document. S'agissant des documents visés au point 2) de la demande, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, la commission relève qu'aucune procédure disciplinaire n'a été engagée à l'encontre de Monsieur X . Elle émet donc un avis favorable à la communication de son dossier à Monsieur X. Enfin, la ministre de la culture et de la communication a informé la commission avoir proposé au demandeur soit de consulter sur place les documents sollicités au point 2), soit de lui transmettre la copie intégrale à ses frais. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Monsieur X. Elle invite donc la ministre de la culture et de la communication à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur. A cette fin, la commission rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4 et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.