Avis 20164839 Séance du 01/12/2016

Monsieur X X ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 octobre 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Malaussène à leur demande de copie de documents relatifs au projet de destruction et de reconstruction de la mairie : 1) l'autorisation de démolir ; 2) le dossier de demande d'autorisation de démolir ; 3) les documents d'urbanisme applicables à l'emplacement actuel de la mairie, comprenant les protections particulières dont bénéficie ce terrain, notamment si la zone concernée par le permis se situe à l'intérieur d'un périmètre de protection de monument historique, d'une zone de protection du patrimoine architectural, urbain et paysager (ZPPAUP), d'une aire de mise en valeur de l'architecture et du patrimoine (AVAP), d'un secteur sauvegardé, d'un site classé ou d'un site inscrit ; 4) la délibération du conseil municipal du 26 juin 2016 portant sur la mise aux normes de la mairie, notamment : a) la convocation, l'ordre du jour et l'ensemble des documents communiqués aux membres du conseil municipal ; b) l'acte de transmission de cette délibération au représentant de l'Etat dans le département, dans le cadre du contrôle de légalité ; c) l'ensemble des mesures prises pour l'entrée en vigueur et l'exécution de la délibération ; d) toute autre délibération du conseil municipal portant sur la démolition et la reconstruction, agrandissement de la mairie et ses extensions, et les trois types de documents ci-dessus demandés, relatifs à chacune de ces délibérations ; 5) les mesures de concertation préalable ou d'information du public adoptées par la commune dans le cadre de la préparation ou de la mise en œuvre de ce projet, ainsi que les actes joints à ces mesures de concertation ; 6) les éléments relatifs à la maîtrise d'œuvre de ce projet et notamment : a) le contrat de maîtrise d'œuvre régularisé entre la commune et l'architecte choisi pour l'accompagner sur ce projet, ou tout autre acte par lequel le responsable de la maîtrise d'œuvre de ce projet a été mandaté par la commune ; b) les actes afférents à la procédure de passation préalable de ce contrat de maitrise d'œuvre ; c) les éléments d'analyse restitués à ce jour par le maître d'œuvre ; 7) les documents décrivant le nombre de scénarios envisagés, les différents scénarios qui ont été mis à l'étude par la commune (ou ses conseils) et les motifs de fait et de droit complets pour lesquels la solution finalement proposée a été choisie par la commune ; 8) l'ensemble des documents ayant permis à la commune d'apprécier le coût global de l'opération de démolition et de reconstruction/extension de la mairie finalement choisie, et les éléments financiers établis pour faire face à cet investissement, notamment : a) le plan de financement de l'opération par la commune et son impact sur les finances communales, jusqu'au terme de ce financement ; b) les demandes de subventions ou d'aides de toute nature formées par la commune auprès de toute collectivité publique, locale, nationale ou européenne, pour le financement de ce projet, ainsi que l'ensemble des réponses apportées à ces demandes ; 9) l'ensemble des documents ayant permis à la commune d'apprécier et d'évaluer les risques afférant à la réalisation des travaux dans le contexte particulier de la commune ; 10) le ou les marché(s) public(s) de travaux passé(s) par la commune pour mettre en œuvre le projet de démolition et le projet de reconstruction, ainsi que les actes afférents à la procédure de passation préalable à ces marchés de travaux. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Malaussène a informé la commission de son intention de communiquer les documents aux demandeurs. La commission émet cependant l'avis suivant : Pour ce qui concerne en premier lieu les documents visés aux points 1) et 2) , la commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les permis de démolir ou les permis de construire valant permis de démolir, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code. Par suite, la commission émet un avis favorable à la communication à Messieurs X de l'autorisation de démolir et du dossier de demande d'autorisation correspondant. Pour ce qui concerne en deuxième lieu les documents visés au point 3), la commission précise qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d’urbanisme, soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens du livre III du code des relations entre le public et l’administration. Si leur caractère communicable ou non dépend de l'état d'avancement de la procédure d'élaboration à la date de la demande, en revanche, à compter de l'approbation du plan local d'urbanisme par délibération du conseil municipal, l'ensemble des pièces se rapportant à ce document deviennent communicables à toute personne qui en fait la demande. La commission émet donc un avis favorable dans cette mesure à la communication des documents sollicités. Pour ce qui concerne en troisième lieu les documents visés au point 4), la commission estime que ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable à la communication des délibérations du conseil municipal et des actes s'y rapportant. Pour ce qui concerne en quatrième lieu les documents visés aux points 5), 7), 8) et 9), la commission rappelle à titre liminaire que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ Bertin, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. c/ Mme Guigue et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). La commission considère que les documents administratifs demandés, s’ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, à condition toutefois que les éléments fournis par les demandeurs permettent à l’administration, compte tenu des moyens dont elle dispose, d’identifier ces documents. Pour ce qui concerne en cinquième lieu et dernier lieu les documents visés aux points 6) et 10), la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Il résulte de la décision du Conseil d’Etat du 30 mars 2016, Centre hospitalier de Perpignan (n°375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret en matière commerciale et industrielle et faire ainsi obstacle à cette communication. Le Conseil d’Etat a en outre précisé qu’au regard des règles de la commande publique, doivent être regardées comme communicables, sous réserve des secrets protégés par la loi, l’ensemble des pièces d’un marché public et que, dans cette mesure, l’acte d’engagement, le prix global de l’offre et les prestations proposées par l’entreprise attributaire, notamment, sont en principe communicables. En revanche, les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret commercial ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi du bordereau des prix unitaires. L'examen de l’offre d’une entreprise attributaire au regard du respect du secret en matière commerciale et industrielle conduit ainsi la commission à considérer que l’offre de prix détaillée contenue dans le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif, ne sont pas communicables aux tiers, sans qu’il soit besoin de s’interroger sur le mode de passation, notamment répétitif, du marché ou du contrat, sa nature, sa durée ou son mode d’exécution. L’examen de l’offre des entreprises non retenues au regard des mêmes principes conduit de même la commission à considérer que leur offre de prix globale est, en principe, communicable mais qu’en revanche, le détail technique et financier de cette offre ne l’est pas. En outre, pour l’entreprise attributaire comme pour l’entreprise non retenue, les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent entraîner l’occultation des éléments suivants : - les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics ; - dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers des offres de toutes les entreprises. La commission précise enfin que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. La commission émet par suite un avis favorable, sous ces réserves, à la communication à Messieurs X des marchés et des actes afférents à leur procédure de passation visés aux points 6) et 10).