Avis 20163915 Séance du 06/10/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 août 2016, à la suite du refus opposé par le directeur chargé des Archives de France à sa demande de communication, par dérogation aux délais fixés par l'article L213-2 du code du patrimoine, des documents conservés au service des archives de l’INRA sous la cote : NT 123 : direction des ressources humaines – NT 123 : X X (né le 13 mai 1921). La commission rappelle à titre liminaire que le dossier administratif d'un agent comporte des documents touchant à la vie privée de l'intéressé voire à celle de personnes tierces, et peut aussi contenir des informations portant sur l'intéressé un jugement de valeur ou le faisant apparaître dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice. En vertu de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, de tels documents ne sont communicables qu'à l'intéressé. Ils ne deviennent accessibles à quiconque en fait la demande qu'à l'issue un délai de cinquante ans à compter de la date de leur clôture, conformément aux dispositions du 3° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine. En l'espèce, le dossier sollicité n'est pas communicable avant 2037. La commission précise toutefois que lorsque l'intéressé est décédé, ses ayants-droit ou ses proches peuvent en obtenir la communication si ce dernier ne s'y est pas opposé de son vivant et s'ils justifient d'un motif légitime. En l'espèce, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur chargé des Archives de France a informé la commission qu'en application du I de l'article L213-3 du code du patrimoine, il ne pouvait autoriser une dérogation pour l'accès à ces documents sans l'accord préalable de l'autorité dont ils émanent, en l'espèce la direction des ressources humaines de l'INRA, qui estime que leur communication serait de nature à porter atteinte au secret de la vie privée de personnes susceptibles d'être toujours en vie. Compte tenu de ces informations, la commission considère que le motif de l'intéressée, à savoir écrire une biographie, n'est pas suffisant pour pouvoir accorder un accès par dérogation aux délais précités. Elle émet par conséquent un avis défavorable.