Avis 20163308 Séance du 15/09/2016

Conformité au livre III du code des relations entre le public et l'administration du tarif de reproduction de 0,40 € par page pour la copie d'un dossier d'archives publiques.
Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 juin 2016, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de la Seine-Maritime à sa demande de conformité au livre III du code des relations entre le public et l'administration du tarif de reproduction de 0,40 € par page pour la copie d'un dossier d'archives publiques. En réponse à la demande qui lui a été adressée, l'administration a fait savoir à la commission qu'en attente d'un arrêté déterminant le plafond des montants exigibles pour reproduire un document administratif, elle était libre d'établir le tarif qu'elle entendait appliquer à cette opération. Elle estime en outre que certains documents d'archives n'entrent pas dans la catégorie des documents administratifs au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, et que pour ces derniers, le montant de leur photocopie peut être déterminé par elle-même. La commission constate que la demande porte sur des archives dont le caractère de documents administratifs ne fait pas de doute, puisqu'il s'agit d'autorisations préfectorales relatives à l’ouverture, la surveillance et la sécurité des carrières et mines. Par ailleurs, elle relève que le devis adressé au demandeur par les archives départementales de Seine-Maritime mentionne la confection de sept photocopies. La commission rappelle que l'article L213-1 du code du patrimoine établit que l'accès aux archives se fait dans les mêmes conditions que celles prévues à l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, et ce indépendamment de leur caractère de document administratif ou non. En application de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie, aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration. Celui-ci renvoie à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001, qui n'a pas été abrogé, et dont la commission rappelle qu'il s'applique à l'ensemble de l'administration française, y compris les collectivités territoriales. En l'espèce, la commission considère que les archives départementales de Seine-Maritime ont estimé que les documents demandés, eu égard à leur état de conservation, pouvaient faire l'objet de photocopies puisque ce mode de reproduction est proposé dans leur devis. Par conséquent, les frais de reproduction ne peuvent excéder le tarif de 0,18 centimes d'euros par page au format A4, augmenté du coût d'envoi postal. La commission émet donc un avis favorable à l'envoi au demandeur d'une copie produite dans des conditions tarifaires conformes aux règles rappelées plus haut.