Avis 20162824 Séance du 21/07/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 juin 2016, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de la Drôme à sa demande de communication des documents suivants relatifs à sa famille et à ses enfants X, X et X : 1) le rapport d’évaluation fait par l’assistante sociale, Madame X, et l’infirmière, Madame X à la suite de la visite à son domicile effectuée le 23 mars 2016 et à une série d’entretiens dans les locaux de CMS réalisés les 18 et 23 mars 2016 ; 2) le rapport de signalement rédigé au début de mois de mars 2016 par l’assistante sociale, Madame X. La commission considère que le caractère communicable des pièces qui composent le dossier d’aide sociale à l’enfance dépend de l’état de la procédure et de l’objet en vue duquel elles ont été élaborées : 1. L’ensemble des pièces qui composent ce dossier avant que le juge des enfants soit saisi ou que le procureur de la République soit avisé, revêtent un caractère administratif. Il en va ainsi, en particulier, des documents relatifs au placement administratif du mineur. 2. Lorsque le juge des enfants a été saisi ou que le procureur de la République a été avisé en application des articles L226-4 du code de l’action sociale et des familles et de l’article 375-5 du code civil, les documents élaborés dans le cadre de la procédure ainsi ouverte, y compris le courrier de saisine ou d’information et la décision du juge des enfants ou du procureur de la République, constituent des documents judiciaires exclus du champ d’application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission n’est pas compétente pour se prononcer sur leur caractère communicable. 3. En cas de placement judiciaire du mineur, les documents établis par le juge, qu’il s’agisse de ses décisions (renouvellement du placement, modifications des mesures d’assistance éducative…) ou de courriers qu’il adresse aux services d’aide sociale à l’enfance, ainsi que ceux qui ont été élaborés à l’attention de ce dernier par l’administration, dans le cadre du mandat judiciaire qui lui a été confié, revêtent un caractère judiciaire. Il en va ainsi, en particulier, des rapports périodiques sur la situation et l’évolution du mineur obligatoirement adressés au juge des enfants en vertu de l’article 1199-1 du code de procédure civile et du dernier alinéa de l’article 375 du code civil. Il n’appartient qu’au juge de procéder à la communication de tels documents s’il l’estime opportun. En revanche, les autres documents élaborés par les autorités administratives (en particulier les services d’aide sociale à l’enfance) revêtent un caractère administratif et le conservent alors même qu’ils auraient été transmis au juge pour information. Il en va ainsi des correspondances entre les services intéressés, des rapports et notes établis pour les besoins de l’administration, des pièces retraçant les échanges entre le président du conseil général et les parents du mineur ou les accueillants familiaux. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil départemental de la Drôme a informé la commission qu'un rapport consécutif à l'évaluation médico-sociale réalisée par les travailleurs sociaux a été transmis le 27 mai 2016 au procureur de la République, rapport qui paraît répondre à l’objet du point 2) de la demande d'avis. La commission ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur la communication de ce document, qui revêt une nature judiciaire. La commission estime, en revanche, que le rapport d'évaluation médico-sociale mentionné au point 1), qui n'a pas été transmis à l'autorité judiciaire ni établi à sa demande, est communicable à l'intéressée, en application de l'article L311-6 du code des relation entre le public et l'administration, après occultation des éventuelles mentions révélant le comportement de tiers alors que la divulgation de ce comportement pourrait leur porter préjudice. La commission émet, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point. La commission prend note de l'intention de l'administration de procéder à la communication de ce dernier document lors du rendez-vous prévu avec l'intéressée le 13 septembre prochain. A cet égard, la commission estime que l’administration, qui doit statuer sur la demande de communication dans le délai d’un mois après sa saisine, au-delà duquel son silence vaut décision de refus en application des articles R311-12 et R311-13 du code, doit aussi, lorsque le document est communicable, s’efforcer de procéder à sa communication dans ce même délai, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle, ce qui n'est pas le cas en l'espèce. Elle invite donc l'administration à procéder à la communication du document sollicité dans les plus brefs délais.