Avis 20161271 Séance du 28/04/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 mars 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Valence à sa demande de communication, de préférence sur support informatique ou copie, des tables annuelles ou décennales de la commune pour les années 1982 et 1984. La commission rappelle, comme elle a pu le souligner dans son conseil n° 20103032 du 21 décembre 2010, que les tables décennales ou annuelles, qui revêtent le caractère de documents administratifs au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, sont communicables intégralement et sans délai à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable à la demande en précisant que les tables annuelles sont plus appropriées à l'objet de la demande. La commission ajoute que la réutilisation des informations contenues dans ces tables, qui constituent des données à caractère personnel, est subordonnée, lorsque les intéressés ne sont pas décédés, à leur consentement préalable, conformément à l’article L322-2 de ce même code, ainsi qu’au respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. La commission note à cet égard que le demandeur s'engage dans sa lettre à ne faire qu'un usage strictement personnel des informations. La commission rappelle enfin que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration », c'est-à-dire qu'il s'exerce au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. À cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.