Avis 20160398 Séance du 03/03/2016

Madame et Monsieur X ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courriers enregistrés à son secrétariat le 25 janvier 2016 et le 5 février 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Rabier à leurs demandes : 1) de copie, par courrier électronique et en fichier PDF, du compte administratif 2015 arrêté au 31 décembre 2015 ; 2) de consultation ou de copie en fichier PDF du "grand livre des écritures comptables" arrêté au 31 décembre 2015. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'aux termes du premier alinéa de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. ». Elle estime que le droit à communication institué par ces dispositions porte sur l'ensemble des écritures et documents comptables de la commune, au fur et à mesure de leur élaboration, y compris les pièces justificatives. Le compte administratif et le compte de gestion sont ainsi communicables dès leur signature à toute personne qui en fait la demande, sans qu'il soit besoin d'attendre le vote du conseil municipal. Pour ce qui concerne d'abord le document visé au point 1), le maire de Saint-Rabier a indiqué à la commission que le compte administratif pour l'année 2015, qui retrace l'exécution du budget de la commune au cours de cet exercice, était en cours d'élaboration. La commission constate ainsi que le document sollicité revêt, à ce stade, un caractère inachevé. Elle ne peut par suite qu'émettre un avis défavorable à sa communication en l'état, tout en soulignant que ce document deviendra communicable dès sa signature selon les principes qui viennent d'être rappelés. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Pour ce qui concerne ensuite le document visé au point 2), la commission rappelle que, conformément aux dispositions combinées des articles L342-1 et R343-1 du code des relations entre le public et l'administration, elle ne peut être saisie par une personne qu’en cas de refus opposé par une autorité administrative à une demande de communication d'un document administratif, refus qui peut résulter du silence gardé par l'administration pendant un mois à compter de la réception de la demande. En l'espèce, Madame et Monsieur X joignent à l'appui de leur saisine complémentaire de la commission un message électronique daté du 3 février 2016, qui mentionne une demande de consultation ou de copie du "grand livre des comptes 2015" qui aurait été faite en mairie le même jour et qui ne fait pas apparaître son destinataire. En regardant même ce message comme établissant la réalité de la demande préalable d'accès au document auprès de l'administration, le silence gardé par le maire de Saint-Rabier sur cette demande n'a pas, à la date de la séance de la commission, encore fait naître de décision de rejet. La commission ne peut dès lors que déclarer la demande irrecevable sur ce point.