Avis 20160254 Séance du 03/03/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 janvier 2016, à la suite du refus opposé par le maire d'Estrées à sa demande de copie de l'acte de naissance avec les mentions marginales de sa belle-mère, Madame X, née le 05 juin 1909. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Estrées a transmis à la commission un avis des archives départementales de l'Aisne, mettant en garde contre la photocopie des documents anciens risquant de les dégrader. La commission rappelle qu'en vertu du e) du 4° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, les registres de naissance et de mariage de l'état civil sont librement communicables, à quiconque en fait la demande, à l'issue d'un délai de soixante-quinze ans à compter de la date de clôture du registre. Le document sollicité par l'intéressée, compte tenu de son âge, lui est donc communicable sans délai, mentions marginales incluses. La commission indique en outre, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. À cet égard, la commission rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 de ce même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission estime néanmoins que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier si cela est incompatible avec les moyens dont elle dispose. En l'espèce, la commission considère que la demande est suffisamment précise (nom, prénom et date de naissance de la personne concernée) pour permettre à l'administration d'identifier précisément la page du registre sollicitée. Si l'intéressée ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, à ses frais, doit donc être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie numérique, éventuellement imprimée, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. En l'espèce, la commission estime que la réalisation de cette copie n'est pas de nature à nuire au fonctionnement de l'administration, ce moyen de reproduction étant devenu aujourd'hui courant. La commission émet donc un avis favorable à la communication du document et invite l'administration à en effectuer une reproduction par photographie numérique. Elle suggère néanmoins à l'intéressée de se tourner vers les Archives départementales de l'Aisne, dépositaires de l'exemplaire de l'état civil auparavant détenu par le greffe du tribunal civil, qui indiquent dans la réponse transmise par l'administration qu'elles en ont effectué une copie numérique, qu'il serait donc facile et rapide de lui transmettre et dont la qualité sera sans doute plus satisfaisante.