Avis 20155101 Séance du 19/11/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 octobre 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Lyon à sa demande de copie, et non simple consultation, de l'acte intégral de naissance de feu Monsieur X, né le 22 juin 1933 à Lyon (4e). La commission constate qu'en application du e) du 4° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, les registres de naissance et de mariage de l'état civil sont librement communicables au bout d'un délai de soixante-quinze ans, à compter de leur clôture. L'acte de naissance demandé datant de 1933 est aujourd'hui librement communicable. Elle note toutefois que le litige entre le demandeur, qui effectue des recherches généalogiques, et la ville de Lyon ne porte pas sur la communicabilité du document, mais sur les modalités de communication. Le demandeur ayant sollicité l'envoi d'une copie numérique et demandant si un tarif de reproduction a été voté par la ville, le service de l'état civil de la ville de Lyon lui a répondu en lui proposant de venir consulter l'acte en mairie et, la photocopie étant exclue, d'en faire lui même une photographie numérique s'il souhaite en conserver une copie. Sans réponse, à la date de la séance, de la ville de Lyon à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle qu’en vertu de l’article L213-1 du code du patrimoine, l’accès aux archives s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, c'est-à-dire, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration : a) par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; b) sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, conformément à l’article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l’arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’Etat au budget du 1er octobre 2001 ; c) par courrier électronique et sans frais, lorsque le document est disponible sous forme électronique. En l'espèce, il ne semble pas que les actes de 1933 aient été numérisés et soient disponibles sous forme électronique. Le site internet de la ville de Lyon, qui propose un e-service pour obtenir des copies d'actes d'état civil dans le cadre de démarches administratives, précise aussi que les actes de naissance sont consultables en ligne sur le site des archives municipales de Lyon du XVIe siècle à 1913 pour les naissances, du XVIe siècle à 1938 pour les mariages et du XVIe siècle à 1989 pour les décès (avec mise en ligne régulière d'années supplémentaires comme indiqué sur le site des archives municipales), mais qu'en revanche, pour obtenir un acte de naissance de plus de soixante-quinze ans et de moins de cent ans, il faut se déplacer à la mairie d'arrondissement, ce qui tend à montrer que ces derniers registres n'existent encore que sous forme papier. Le demandeur est par suite fondé à obtenir des services du maire l’envoi de copies de ces actes sous la réserve que les procédés de reproduction dont dispose la mairie ne nuisent pas à la conservation des documents. A cet égard, s'agissant de registres, la photocopie doit de fait être le plus souvent écartée. Dans ce cas et si la mairie ne dispose pas d'autres moyens techniques pour effectuer ces reproductions sans nuire à la conservation des originaux, elle est, de son côté, fondée à proposer au chercheur de consulter sur place l'acte demandé et à en faire lui-même une reproduction numérique.