Avis 20154529 Séance du 22/10/2015

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 septembre 2015, à la suite du refus opposé par la présidente du syndicat intercommunal des transports urbains de la région de Valenciennes à sa demande de communication, de préférence par envoi postal, de l'intégralité du dossier administratif de sa cliente. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par l'article 65 de la loi du 22 avril 1905 ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978. En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant le déroulement d'une éventuelle procédure disciplinaire. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la présidente du syndicat intercommunal des transports urbains de la région de Valenciennes a indiqué à la commission qu'il avait informé Madame X que son dossier administratif lui serait communiqué après l'acquittement des frais de reproduction et d'envoi des 127 pages qui le constituent au tarif de 0,23 euros par page de format A4 en couleur. La commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. En l'espèce, la commission estime qu'eu égard à la nature du document sollicité, le recours à des photocopies couleur ne s'impose pas, de sorte que l'administration doit proposer à l'intéressée la délivrance de copies noir et blanc au tarif réglementaire maximum en vigueur applicable à ce format. Elle émet en conséquence, en l'état des informations dont elle dispose, un avis favorable à la communication de son dossier à Madame X, le cas échéant moyennant le paiement préalable des frais de reproduction qui ne sauraient excéder 0,18 euros par page A4.