Avis 20152323 Séance du 18/06/2015

Copie, en sa qualité de conseiller municipal, de l'intégralité des documents (consultation, marché, avenant, situation de travaux, situation financière) des opérations du city parc, de la maison de l'enfance et de la bibliothèque, sachant que le maire propose une consultation sur place en raison du nombre de pages à photocopier et de l'impossibilité technique de photocopier les grands formats.
Monsieur X X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 mai 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Corbehem à sa demande de copie, en sa qualité de conseiller municipal, de l'intégralité des documents (consultation, marché, avenant, situation de travaux, situation financière) des opérations du city parc, de la maison de l'enfance et de la bibliothèque, sachant que le maire propose une consultation sur place en raison du nombre de pages à photocopier et de l'impossibilité technique de photocopier les grands formats. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission estime qu'en l'espèce, les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable. La commission relève cependant que le différend ne porte pas tant sur la communicabilité de ces documents que sur les modalités de leur communication, en raison notamment du volume qu’ils représentent. Elle rappelle, à cet égard, que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Enfin, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.