Avis 20152145 Séance du 04/06/2015

Madame et Monsieur X ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 mai 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Piobetta à sa demande de copie des documents suivants relatifs à la construction du lieu de « dépôt animal » et à la fontaine située sous ce lieu, sachant que le maire de Piobetta subordonne la communication à l'acquittement d'une somme de 13,26 euros, en règlement de 8 photocopies à 0,18 centimes et de 11,82 euros pour l'envoi postal : 1) les devis des entreprises ; 2) les factures ; 3) le mandatement du trésorier principal à l'entreprise. La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l’administration, constate que le litige porte uniquement sur les modalités de communication des documents demandés. La commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission constate, en l’espèce, que par courrier du 13 avril 2015, le maire de Piobetta a informé Monsieur et Madame X que la transmission des documents demandés était conditionnée au paiement des frais de reproduction et d’envoi. Elle considère, toutefois, que si ces frais sont conformes aux règles rappelées ci-dessus, l’administration ne pouvait exiger de Monsieur et Madame X, préalablement à la transmission, le remboursement des frais d’envoi, par lettre recommandée avec accusé de réception, du courrier par lequel elle les informait de ces modalités de communication. La commission note également que Monsieur et Madame X souhaitent récupérer les copies directement à la mairie, ce qui ne peut leur être refusé. La commission émet, en conséquence, un avis favorable à la communication de l’ensemble de ces documents dans les conditions rappelées ci-dessus.