Avis 20151615 Séance du 21/05/2015

MadameX, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er avril 2015, à la suite du refus opposé par le président de la communauté de communes du pays de Fontainebleau à sa demande de communication, de préférence par courriel, des documents suivants dont la société d'économie mixte (SEM) du Pays de Fontainebleau est l'auteur, et détenus par la communauté de communes, depuis le 1er janvier 2013 : 1) les procès-verbaux ; 2) les délibérations ; 3) les notes de synthèse. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les membres de l'organe délibérant d'un établissement public de coopération intercommunale tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L5216-4 du code général des collectivités territoriales. Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En l'absence de réponse du président de la communauté de communes du pays de Fontainebleau à la date de sa séance, la commission relève, comme elle l'avait fait dans un précédent avis (n° 20132115), que la SEM du Pays de Fontainebleau a pour objet la construction et la gestion de patrimoine immobilier ainsi que les opérations d’aménagement et à vocation économique. Elle rappelle également que son actionnaire majoritaire est la communauté de communes du Pays de Fontainebleau qui détient 67 % du capital et dispose de 6 sièges au conseil d’administration. Dans ces conditions, la commission estime que la SEM du Pays de Fontainebleau doit être regardée comme une personne morale de droit privé chargée d'une mission de service public. Les documents sollicités, détenus par la communauté de communes du pays de Fontainebleau, revêtent donc le caractère de documents administratifs au sens de la loi du 17 juillet 1978. Ils sont à ce titre communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de cette loi, sous réserve de la disjonction des documents ou de l'occultation des mentions dont la communication porterait atteinte au secret en matière commerciale et industrielle, conformément au II de l'article 6 de la loi. La commission émet donc, sous cette réserve, un avis favorable. Elle rappelle en outre, lorsque la demande porte sur une copie de documents volumineux que l'administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, qu'elle est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci, peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. Le demandeur doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.