Avis 20151024 Séance du 02/04/2015

Maître X X, conseil de la société X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 mars 2015, à la suite du refus opposé par le directeur du port autonome de la Nouvelle-Calédonie à sa demande de communication des documents suivants relatifs à l'exécution du marché public portant sur la construction du poste 8 en prolongement du grand quai à Nouméa, conclu entre le Port autonome de la Nouvelle-Calédonie (PANC) et la société Dumez-GTM Calédonie : 1) les pièces relatives à la mise au point du marché ; 2) les projets de décomptes mensuels établis et visés par l'entrepreneur et les décomptes établis par la maîtrise d’œuvre (article III.3.6 du cahier des clauses administratives particulières, CCAP) ; 3) les décisions d'acceptation et d'agrément (avenant ou acte spécial) des sous-traitants (article III-5-1 du CCAP) ; 4) le calendrier détaillé d'exécution établi en application de l'article IV.1.2 du CCAP ; 5) la ou les version(s) modifiée(s) du calendrier détaillé d'exécution ; 6) les décisions de prolongation des délais d'exécution par ordre de service (article IV.2 du CCAP) ; 7) l'ensemble des décisions prises par le maître d'ouvrage ou le maitre d’œuvre, faisant application des pénalités ou retenues prévues par l'article IV.3, IV.5 et IV.6 du CCAP ; 8) les titres exécutoires émis à l'encontre du titulaire du marché en vue du recouvrement des pénalités prévues par les articles IV.3, IV.5 et IV.6 du CCAP ainsi que le détail des bases de liquidation des sommes ainsi réclamées si ces dernières figurent sur un document distinct du titre exécutoire lui-même ; 9) le programme et les plans d'exécution prévus par l'article VIII.3 du CCAP ; 10) les décisions relatives à la réception des travaux ; 11) l'ensemble des ordres de service adressés à la société titulaire du marché et les comptes rendus des réunions de travaux, le cas échéant, les avenants conclus entre le PANC et la société titulaire du marché ; 12) les décisions relatives au contrôle des prix de revient (article I-3 du CCAP) ; 13) les pièces relatives au contrôle des travaux, le contrôle des pièces comptables et de tout document contractuel du marché, le contrôle des situations financières mensuelles des travaux, la réception des travaux par la maîtrise d’œuvre (article I-4 du CCAP) ; 14) les pièces relatives au contrôle des techniques des travaux par le groupement APAVE-AB Structures (article I-5 du CCAP) ; 15) l'ensemble des correspondances (courriers, télécopies, emails...) échangées entre le PANC ou toute personne l'assistant et la société titulaire, relatives à l'exécution du marché. La commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics, de même que les mentions relatives aux moyens et aux procédés techniques mis en œuvre par l'entreprise et qui relèveraient du secret des procédés. En l'absence de réponse de l'administration, la commission estime que l'ensemble des documents sollicités sont communicables, sous réserve de l'occultation des mentions susceptibles de porter atteinte au secret en matière industrielle et commerciale. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable. La commission précise, à toutes fins utiles, que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.