Avis 20145012 Séance du 08/01/2015

Communication des plannings détaillés de son temps de travail sur plusieurs années antérieures à 2014, comprenant notamment le nombre de garde de 24 heures, le nombre de services hors rang (SHR), les excédents horaires et les arrêts de travail.
Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 décembre 2014, à la suite du refus opposé par le directeur du service départemental d'incendie et de secours (SDIS) du Cher à sa demande de communication des plannings détaillés de son temps de travail sur plusieurs années antérieures à 2014, comprenant notamment le nombre de gardes de 24 heures, le nombre de services hors rang (SHR), les excédents horaires et les arrêts de travail. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur du SDIS du Cher a informé la commission que les éléments demandés pour les années 2012 et 2013, contenus dans les traitements automatisés utilisés par le service, allaient être communiqués incessamment au demandeur. La commission rappelle qu’elle n’a pas reçu compétence pour connaître des questions relatives à l'accès des personnes aux données à caractère personnel qui les concernent dans des fichiers, questions qui sont exclusivement régies par les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Seuls les tiers, c'est-à-dire les personnes non autorisées à consulter les fichiers en vertu des textes qui les créent, peuvent se prévaloir de la loi du 17 juillet 1978 pour obtenir communication, le cas échéant, des documents extraits de ces fichiers et la saisir pour avis en cas de refus. La commission ne peut dès lors que se déclarer incompétente pour se prononcer, s’agissant des années 2012 et 2013, sur la présente demande, qui porte sur les données personnelles concernant le demandeur contenues dans des fichiers. S’agissant des années antérieures, le directeur du SDIS du Cher a indiqué que les informations recherchées n'étaient pas numérisées et, pour certaines, n'avaient pas été conservées. La commission déduit de cette réponse qu’il n’existe pour ces années, en l’état, aucun planning détaillé du temps de travail du demandeur, comportant les informations souhaitées, et que ce document ne peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant. Or, la commission rappelle que le droit de communication prévu à l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordre des avocats du barreau de Lyon, n° 56543, rec. p. 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 154125). La commission déclare donc sans objet la demande pour les années antérieures à l’année 2012.