Avis 20144676 Séance du 08/01/2015

Monsieur X X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er décembre 2014, à la suite du refus opposé par le président du syndicat des eaux de l'Ance et de l'Arzon à sa demande de copie des documents suivants : 1) les comptes administratifs détaillés (fonctionnement et investissement) du service d'eau potable pour les années 2007 à 2009 et 2011 ; 2) les comptes administratifs détaillés (fonctionnement et investissement) du service d'assainissement pour les mêmes années ; 3) le détail de la situation financière du syndicat à la fin des années 2007 à 2013, avec le détail des dettes à court et long termes, ainsi que les justificatifs correspondant (relevés de compte bancaire par exemple) ; 4) les contrats liant juridiquement le syndicat à chacune des communes concernées ; 5) le détail de l'endettement du syndicat et les contrats de prêts correspondant. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du syndicat des eaux de l'Ance et de l'Arzon a informé la commission de la communication au demandeur, par courrier du 19 décembre 2014, des documents sollicités, à l'exception de ceux visés aux points 1 et 2, compte tenu de leur volume, qui sont tenus à disposition du requérant pour consultation. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis en ce qui concerne les points 3 et 4. S'agissant des documents mentionnés aux points 1) et 2), la commission rappelle qu’il résulte de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. La commission rappelle par ailleurs que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Sous ces réserves, la commission émet un avis favorable sur les points 1) et 2) de la demande.